Itt az ideje, hogy kiganézd az inboxod!

Öt évvel ezelőtt még pont olyan emberke voltam, mint amilyen jó eséllyel te magad is vagy: legalább öt-hatezer levéllel a beérkezett üzenetek mappában. Több tucat, vagy akár száz is belőlük olvasatlanként megjelölve, mert azokkal még kell kezdeni valamit. Dobay kollégától tanultam el a zero inbox koncepciót, amikor 2014/2015 telén írtuk az Act2Manage applikáció mikrotanulási tartalmait, és azóta is rendületlen híve vagyok a dolognak. Bár konkrétan nullára ritkán szokott lemenni az üzenetek száma, az ünnepek alatt az egyik napon megdicsért az Outlook, hogy most már hátradőlhetek, nem maradt egy levél sem a mappában. Erről jutott eszembe, hogy talán mást is érdekelhet, miként lehet az ilyet elérni. Nem bonyolult a feladat, két szakaszból tevődik össze. Az első egy izzasztó, vég nélkülinek tűnő, de mégis véges projekt, a második pedig onnantól a sírig tartó szokásfenntartás.

Olvasással brutálisan kiemelkedhetsz a mezőnyből

Arra gondoltam, hogy utánanézek egy kicsit a magyar könyvolvasási szokásoknak, annak örömére, hogy az elmúlt hét évben megjelent négy ingyenes e-könyvem mások és önmagunk tudatos vezetéséről elérte a 150.000 letöltést. Bár ez a szám elég lelkesítő egy ilyen niche szakmai témában, mint amivel foglalkozom, és vissza is igazolja, hogy volt értelme venni a fáradságot, izgalmasnak találtam megvizsgálni, hogy egyáltalán mekkora hányadát van esélyünk könyvekkel megcélozni a hazai népességnek. Hát bizony egy nagyon szűk szegmensről beszélünk, akik drasztikusan másként működnek ebben a tekintetben, mint a túlnyomó többség.

Mennyire vagy termelékeny?

Tavaly pont ilyentájt, a nyár végén indított egy felmérést Bob Pozen és csapata az MIT-ről személyes termelékenység (personal productivity) témában a Harvard Business Review honlapján kitölthető kérdőív segítségével, az eredményeket pedig idén tavasszal publikálták ugyanott. Közel húszezren töltötték ki a 21 elemű kérdéssort, a kutatók pedig megnézegették, hogy milyen demográfiai tényezőkkel van összefüggésben a termelékenység. De mielőtt erre rátérnénk, érdemes végigvenni azt a hét területet, amelyeket az MIT-s szakemberek relevánsnak tartottak. Ezek a napi rutinok kialakítása, az időbeosztás megtervezése, megküzdés a bejövő üzenetekkel, a nagy mennyiségű teendő elvégzése, a hatékony megbeszélésvezetés, a kapcsolódó kommunikációs készségek, valamint a delegálás. A kérdőívet egyébként most is ki lehet még tölteni, nekem a 85 pont jött ki az elérhető 105-ből, ami a nemzetközi peer group-omban (életkor, szenioritás) közepes eredménynek számít.

Hogyan legyünk önfelszabadító partizánok?

A mai blogbejegyzés címében szereplő jelzős szerkezetet a nagyszerű Lóci játszik nevű zenekartól kölcsönöztem, méghozzá azért, mert felettébb találónak tartottam a taglalni kívánt témával kapcsolatban. Nem mintha az e címet viselő dalnak bármi köze lenne hozzá, hiszen a szerző leginkább politikai indíttatású szakítós számként aposztrofálja, amit akkor írt, amikor Koszovó levált Szerbiáról, és pont úgy járt el vele az aktuális kedvese is…

Ne rinyálj, hogy nincs időd, mert van

Salvador Dalí: Melting Watch, 1954

Az emberek előszeretettel sajnáltatják magukat amiatt, hogy mennyire borzasztóan elfoglaltak, és semmire nincs idejük. Mindeközben, jártamban-keltemben azt látom, hogy azok, akik szabadabb gyeplőn vannak, tehát mondjuk nem valami gyártósoron dolgoznak, bőségesen tékozolják idejüket mindenféle egyéb tevékenységre. Ami például felettébb szembetűnő, hogy hányszor baktatnak el a dohányzásra kijelölt helyre naponta, mennyi időt töltenek magánügyeik telefonos vagy online intézésével, illetve trécselnek erről-arról a kollégáikkal, mely témáknak vajmi kevés köze van a munkához. Egy két évvel ezelőtti inc.com cikk, 2000 irodai dolgozó bevonásával készült felmérésre hivatkozva megállapítja, hogy a munkaidőből naponta átlagosan 1 óra megy el internetes hírolvasással, 44 perc a közösség média oldalak böngészésével, összesen közel egy óra munkához nem kapcsolódó beszélgetésekkel és telefonálással, további 40 perc kávé- és cigiszünettel, és még voltak további tételek is a listán. Elég durva, de nagyjából 3 óra körül jött ki nekik az effektív munkával töltött idő. Nem állítom, hogy mindenütt ez az általános, de elgondolkodtató.

Ne keresd tovább az időgazdálkodási csodaszert, mert nincs!

Adott egy vezető (jó sok ilyen szaladgál a Föld nevű bolygón), akinek dugig van a naptárja, hajszolva érzi magát, napokig-hetekig-hónapokig nem jut hozzá, hogy leüljön és megcsinálja amit igazán fontosnak tart, és az irdatlan mennyiségű teendő és ki nem használt lehetőség maga alá temeti. Úgy érzi, nincs kontrollban a saját naptárja felett. Különösen zavaróvá válik ez számára, amikor egy vezetőfejlesztő program során rájön, hogy egy rakás people management feladatát hanyagolja, melyeknek egyébként abszolút látná az értelmét. De hát honnan a fenéből kerítsen még erre is időt, ha már most is brutálisan el van úszva??? A probléma megoldásához tehát csodaszerre lenne szüksége, ebben gondolkodik. Valami olyan kéne, amivel eddigi működésmódját, szokásait teljes mértékben megtarthatja, miközben valahogy mégis beleférnek az életébe a fontos, de nem égető, stratégiai jellegű tennivalók, és az immáron szükségesnek tartott extra időráfordítás is az embereire. Ja, és arra már rájött korábban (the hard way), hogy a családjának és a saját feltöltődésének sem mehet mindez a rovására. Azért már fizetett komoly árat régebben, és nem kívánja megismételni a dolgot…

Tamás vagyok, digitalkoholista

“Most múlik pontosan. Engedem, hadd menjen. Szaladjon kifelé belőlem.”*

Igen, be kellett vallanom magamnak, hogy rajta vagyok a szeren. A kamingautolás azt szolgálja, hogy könnyebb legyen lejönni róla, és talán másokat is ráébreszt az őszinte szembenézés szükségességére. Évek óta lényegesen többet lógtam az online világban, mint amennyinek értelme van és amennyi örömet okoz. Nincs mit szépíteni, ez már függőség.

Ami csak verbálisan fontos, az nem fontos

Igen gyakran találkozom azzal a jelenséggel, mind a munka világában, mind a magánéletben, hogy az emberek határozottan állítják valamiről, mennyire fontos az nekik, de a gyakorlatban ez egyáltalán nem tükröződik. Újra és újra látom, hogy például a vezető kifejezésre juttatja elkötelezettségét az adott témakör iránt, de a kapcsolódó megbeszélésekre valahogy sose jut el. Egyszer külföldön kell lennie, máskor sürgős feladata vagy éppen halaszthatatlan magánéleti elfoglaltsága adódik. Persze a kifogások minden esetben helytállónak tűnnek, egyenként tekintve rájuk az összes indokolható és elfogadható. Az is előfordul, hogy részt vesz ugyan a megbeszélésen, de egy másik, rendkívül lényeges tárgyalás miatt késve érkezik meg, vagy éppen bokros teendői miatt hamarabb kell távoznia.

A rugalmas munkabeosztás bevezetésének öt fontos előfeltétele

Az időnyomás okozta stressznek kétféle forrása van: az egyik a túlterheltség, a másik pedig az, hogy nem érzünk kontrollt a saját életünk irányítása felett. A rugalmas munkabeosztás ez utóbbin tud könnyíteni, hogy ne folyamatosan azt éljük meg, hogy marionettbábúként rángatnak a mindennapokban, miközben megpróbáljuk a lehetetlent: valamiképpen egyensúlyozni a munka és a magánélet között. Manapság egyre inkább arról beszélünk, hogy egyensúlyozás helyett az integrálás lenne realitás. Ha az nem zavarja a munkáltatót, hogy vasárnap délután válaszolsz az e-mailekre, vagy írod a prezentációdat, akkor az se kellene, hogy zavarja, ha történetesen a következő kedd délután 3-kor lelépsz, hogy az ovis barkácsdélutánon jelen tudj lenni. Arról nem is beszélve, hogy egyikünk reggel a legaktívabb, másikunk délelőtt 10-ig beszámíthatatlan. Miért kellene egyforma munkaidőt rájuk erőltetni? Ehhez persze másfajta vezetői attitűdre és magabiztosságra van szükség. A vezetőnek olyan embereket kell tudnia felvenni és oly módon menedzselnie őket, hogy ne a jelenlétük hanem a munkájuk eredménye legyen biztosíték arra, hogy tényegesen dolgoznak a fizetésükért.

Öt hatékonysági szokás, ami ellen a legtöbben ágálnak

Van pár olyan személyes hatékonysági szokás, amelyek tekintetében a téma nemzetközi gurui teljesen egyöntetűen vélekednek. Az időgazdálkodási tréningek résztvevői azonban ezekkel a gyakorlatokkal kapcsolatban tanúsítanak a legnagyobb ellenállást. Nézzük, mire is gondolok:

1. Egyszerre egy dologgal érdemes foglalkozni. Az agyunk ugyanis nem képes a számítógépekre jellemző, valós multitaskingra, helyette váltogat a tevékenységek között. Ennek pedig jelentős negatív következményei vannak a minőségre és a tempóra vonatkozóan. Bármilyen komoly teljesítménynél megfigyelhető, hogy csak teljes koncentráció mellett tud megvalósulni (lásd például a sportban vagy szellemi tevékenységeknél).

2. Ne legyünk állandóan elérhetőek, különben folyamatosan félbeszakítanak bennünket. Az elmélyült munka során a megszakítások után sok időbe telik, míg újra felpörög az agyunk a megfelelő fordulatszámra. Ugyanez igaz a megbeszélésekre. Ha állandóan felveszik a résztvevők a telefont, borzasztóan kiterebélyesedik a találkozó. Sokkal hatékonyabb, ha lehalkítjuk a telefont és visszahívogatjuk az embereket, amikor alkalmas. Ez egyébként arra is jó, hogy a bennünket problémákkal megkereső munkatársak megerőltessék az agyukat és mire visszahívjuk őket, már önállóan meg is oldották a dolgot.

Nincs rá időd? Ez csak kifogás!

Nem sportolok. Nem osztom meg a tudásomat. Nem űzöm a hobbimat. Nem tűzök ki célokat. Nem ülök le négyszemközti beszélgetésekre az embereimmel. Nem foglalkozom újításokkal. Nem olvasok, nem tanulok újat. Nem töltök elég időt a családdal.

És miért nem teszed? — kérdem én. Hát nincs rá időm. — jön a szinte egységes válasz. Mondok én erre valamit: Nem időd nincs, hanem az adott dolog nem elég fontos számodra. — és már megy is fel benned a pumpa. Pedig nem fontos. Ha valamire nem szakítasz időt, akkor az pontosan azt jelenti, hogy a prioritási listádnak nem az első traktusában helyezkedik el a dolog.

El tudsz-e lógni egy egész délutánt a munkából véletlenszerűen kiválasztott napon? Ugye nem? És mégis. Ha cseng a telefon, hogy a gyerek belázasodott az oviban, nem számít, mit szól a főnök, nem baj, hogy le kell mondani az ügyfelet, egyből ez lesz az első számú prioritás.

Három időpazarló és idegesítő vezetői szokás

Így távozik az időnk is

Állandóan azt hallom, hogy mennyire elfoglaltak a vezetők, teljesen be vannak táblázva, alig jut idejük a fontos dolgaikra. Ezzel párhuzamosan lapátszámra hányják a szemétre értékes munkaóráikat. Ráadásul nem csak kivételes esetekben történik ilyen, hanem bevett szokásként gyakorolják vagy fogadják el másoktól az időpazarló működést. Lássunk három jellemző példát!

Késés

Elképesztő mennyiségű időt engedünk le a vécében, amikor népes megbeszéléseket csak késve lehet elkezdeni. Volt a közelmúltban olyan egésznapos workshopban részem, ahol a nap elején eleve negyedórával később gyűlt össze a résztvevői kör, és bár az elején megbeszéltük az együttműködés szabályait, a szünetek után is csak 10-15 perc csúszással tudtunk indulni. Egy nap alatt közel egy óra késés gyűlt össze, ami a létszámot figyelembe véve egy teljes munkanap kikukázását eredményezte. Bár én minden esetben visszajeleztem a csúszást és a közösen meghatározott szabályoktól való eltérést, a csoportnyomás ebben az esetben nem jelent meg a normák betartatása érdekében. Az adott szervezeti kultúrában teljesen természetes volt a jelenség. El lehet képzelni, hogy a mindennapokban mennyi időt pazarolhatnak így el. A másik ember iránti tiszteletlenségről már nem is beszélve.

A Vezető, az Idő, meg az Octavia

Kedves Olvasók! Örömömre szolgál, hogy Apáti Béla elfogadta vendégblogger felkérésemet és megosztja velünk az alábbiakban háromszereplős történetét:

Ugye, hogy úgy hangzik, mint egy Aesopus mese címe? Talán az is születne belőle, ha a nagy meseköltő valamilyen csoda folytán idecseppenne a világunkba… Így csak rövid eszmefuttatás következik, főleg azért, mert az elejtett megjegyzésekből úgy látom, hogy a blog látogatóinak nagy része vágyakozik egy ideálisabb világ után.


Lássuk hát szereplőinket:

•  a Vezető, aki felismeri, hogy a rohanás csak könnyen felejthető eredményeket produkál
•  az Idő, amiből kevés van, vagy sok, és rohan, avagy áll…
• az Octavia, aki jelenleg 49. évét tapossa, és ennek megfelelő méltósággal viselkedik...

Az időgazdálkodás négy generációja

Az utóbbi hónapokban kezdek kifogyni az időből, így ismét saját bőrömön tapasztalom a hatékony időgazdálkodás fontosságát. Mivel van egy rakás dolog, amit szeretnék elvégezni, valamint egy másik nagy kupac, amit elvállaltam, kénytelen vagyok megtalálni a módját, hogy képes legyek a feladatokat időre abszolválni, de mindeközben az életem egyéb fontos területeire is jusson figyelem.

De legalább tudom, hova nyúljak: a jó öreg Stephen Covey már máskor is tudott segíteni. De mielőtt az ő megközelítését elővennénk, nézzünk meg három korábbi generációt az időgazdálkodás történetéből!

Az első generáció a tennivalók listájáról szólt, amire folyamatosan kerülnek fel az elemek, és törlődnek ki onnan, amint elvégeztük őket. Ennek is van bizony értelme. Nem felejtjük el bokros teendőinket, aminek különösen akkor van jelentősége, ha sok van belőle és szerteágazóak. Ahogy David Allen, a Getting Things Done c. könyv szerzője állítja, a fejünk azért van, hogy gondolkodjunk, nem azért, hogy efféle tennivalókat tároljunk benne nap, mint nap.

A második generációs időgazdálkodásban a határidőnaplók játszanak fontos szerepet. Itt már a feladatokat időzítjük, előre tervezzük és rendszerbe foglaljuk. Azt hiszem, a papíralapú vagy számítógépes naptárak használatát nehezen tudja elkerülni, aki más emberekkel rendszeresen találkozni kénytelen.

Hogyan legyünk hatékonyabbak?

Ezzel a címmel készített interjút a Harvard Business Review legújabb számában két nagynevű hatékonyság-szakértővel és bestseller íróval, David Allen-nel (Getting Things Done) és Tony Schwartz-cal (Be Excellent in Anything). A beszélgetésben kifejtették saját üzeneteik lényegét, és azt is, hogy miként hatott a másik munkássága rájuk.

Schwartz gondolatairól már írtam korábban. Szerinte a vállalatoknak fontos feladata, hogy a munkatársaknak segítsen energiáik megújításában, és ne csak a kiégés felé terelje őket. A megújulás négy szinten történik: fizikai (fittség, táplálkozás, pihenés, alvás), érzelmi (pozitív beállítódás), értelmi (figyelmünk felett visszanyerni a kontrollt, egyszerre egy dologra fókuszálni) és spirituális (magasabb szintű célok). Hibás az a feltételezés, hogy az embernek úgy kellene működnie, mint egy számítógépnek – folyamatosan, hosszú időn keresztül, gyorsan, több programot futtatva párhuzamosan. Az ember ritmikus működésre van berendezkedve, lásd szívünk dobogását, izmaink megfeszülését és elernyedését, stb. Úgy hozhatjuk ki magunkból a legjobbat, ha váltakoznak az intenzív energia-leadási és a feltöltődési időszakok. Azt javasolják ügyfeleiknek, hogy intenzív másfél órás blokkokban dolgozzanak, utána tartsanak szünetet. Étkezzenek gyakrabban, kevesebbet és energiában gazdag táplálékokat fogyasztva. A folyamatos, gyakorlatilag megállás nélküli munkavégzés a tapasztalatok alapján kevésbé eredményes.

Mivel tölti idejét a hatékony ember?

Igazi paradigmaváltásra ösztönző könyv Stephen Covey: A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása (7 Habits of Highly Effective People). Olyan ismert és jelentős menedzsment gondolkodók nyilatkoznak róla nagy elismeréssel, mint Warren Bennis, Tom Peters vagy Ken Blanchard. Ráadásul mindegyikük az életükre gyakorolt hatását dicsérte, nem a szerző szakmai munkáját méltatta.

Ebből a könyvből több gondolatot is tervezek majd elővenni, és róluk egy-egy bejegyzést írni. A mai cikk az időgazdálkodáshoz kapcsolódik.

Covey szerint a hatékony ember idejének legnagyobb részét fontos, de nem sürgős dolgok végzésével tölti. Valami attól fontos, hogy az összhangban van az illető én-ideáljával (personal mission statement), értékeivel és céljaival. Ilyen tevékenység a tervezés, a kapcsolatépítés, a szellemi/szakmai/fizikai/lelki megújulás (pl.: olvasás, tanulás, szakmai fejlődés, sport), az új lehetőségek keresése és az időben történő felkészülés különféle munkatevékenységekre.

Az efféle fókusszal működő emberek kisebb mértékben kényszerülnek tüzet oltani, azaz folyamatosan sürgős és fontos tennivalókkal küzdeni: kritikus helyzeteket kezelni, égető problémákat megoldani és az utolsó pillanatban határidős feladatokat rohammunkában befejezni. Nekem volt olyan ügyvezető ügyfelem, akinek több napi emésztésbe telt megérteni, hogy létezik élet a sürgős és fontos ügyeken túl, hiszen ő folyamatosan és kizárólag ilyenekre lőtt. Nyílván egy vezető munkájának elkerülhetetlen része az alkalmi kríziskezelés, de ez nem jelenti azt, hogy állandóan tűzoltással kell foglalkozni.

A hatékony emberek igyekeznek a lehető legkevesebb időt tölteni olyan tevékenységekkel, amelyek nem fontosak, legyenek azok sürgősek vagy sem. A sürgős, de nem fontos dolgok általában másoknak sürgősek. Ilyen a bejövő hívásaink és e-mail üzeneteink bizonyos százaléka, az értekezletek (jelentős) része, és persze az elvárt beszámolók között is van bőven olyan, ami nekünk nem igazán fontos, de másnak égető. A céltalan szörfözés az interneten, vagy a tévékészülékre meredés nem nevezhető se fontos, se sürgős időtöltésnek, de túl sok hasznot vagy épülést se várhatunk tőle.

Covey egyrészt a következetességet tartja kulcskérdésnek: jövőképünk, értékrendünk és céljaink összhangját és egységét. Másrészt folyamatos egyensúlyozást javasol: meg kell, hogy határozzuk és állandóan magunk előtt kell, hogy tartsuk különféle szerepeinket és az ezekhez tartozó céljainkat (pl.: értékesítési vezető, igazgatótanács tag, házastárs, apa, egyesületi tag, barát, személyes fejlődés, stb.). Ezek adnak lehetőséget rá, hogy nemet tudjunk mondani, amikor olyan tevékenységre kényszerítenének bennünket, ami az általunk nem preferált kategóriákba esnek.

Személyes megfigyelésem, hogy sokszor nem valós a vezetők megítélése a saját értékeikkel kapcsolatban. Nagyon gyakori, hogy a legfontosabb értéküknek a családjukat tartják, míg az időbeosztásuk ezt egyáltalán nem tükrözi. Ugyancsak rendkívül sokszor előfordul, hogy a szellemi és fizikai újratöltődésre szánt idő és energia gyakorlatilag a nulla felé konvergál. Magyarázat természetesen van…, de Stephen Covey proaktivitással kapcsolatos gondolatait majd egy másik bejegyzés fogja tartalmazni.