Itt az ideje, hogy kiganézd az inboxod!

Öt évvel ezelőtt még pont olyan emberke voltam, mint amilyen jó eséllyel te magad is vagy: legalább öt-hatezer levéllel a beérkezett üzenetek mappában. Több tucat, vagy akár száz is belőlük olvasatlanként megjelölve, mert azokkal még kell kezdeni valamit. Dobay kollégától tanultam el a zero inbox koncepciót, amikor 2014/2015 telén írtuk az Act2Manage applikáció mikrotanulási tartalmait, és azóta is rendületlen híve vagyok a dolognak. Bár konkrétan nullára ritkán szokott lemenni az üzenetek száma, az ünnepek alatt az egyik napon megdicsért az Outlook, hogy most már hátradőlhetek, nem maradt egy levél sem a mappában. Erről jutott eszembe, hogy talán mást is érdekelhet, miként lehet az ilyet elérni. Nem bonyolult a feladat, két szakaszból tevődik össze. Az első egy izzasztó, vég nélkülinek tűnő, de mégis véges projekt, a második pedig onnantól a sírig tartó szokásfenntartás.

1. Kiganézás

Ha sok ezer leveled van, akkor ez a művelet bizony meglehetősen fáradságos, unalmas darálás, viszont annál nagyobb örömöt fog okozni a végeredmény. Sajnos végig kell menni mindegyiken. Illetve lehet kicsit gyorsítani rajta, ezt is le fogom írni. Na szóval, tételesen el kell dönteni, hogy melyik kategóriába tartozik a levél, amit az inboxodban rohasztasz napok, hetek, vagy akár évek óta. Három opciót dobnék fel a szelektáláshoz: (1) kell vele valamit csinálnod, (2) nem kell vele semmit csinálni, de később még szükséged lehet rá, ezért elrakod, illetve (3) ami se most, se később nem kell, azt rettentő gyorsan kivágod a kukába. A kettes ponthoz érdemes felállítani egy mapparendszert, ami a saját életed/munkád szempontjából a leglogikusabb. Például nekem az ügyfelek/potenciális ügyfelek adják a mapparendszer gerincét, valamint a cégen belüli és a magán dolgok. De neked lehet, hogy épp projektek, szakterületek, vagy akármi más. Ami nekem nagyon bevált a ganézó tevékenység során, hogy feladó szerint rendeztem az üzeneteket, így mondjuk ha volt száz levelem egy adott ügyfél kapcsolattartójától mondjuk egy tavalyi munka kapcsán, akkor azt az egész kupacot egyetlen mozdulattal be tudtam söpörni cég mappájába. 

Jelentősen le lehet csökkenteni az átolvasandó leveleket, ha a régebbi ügyfelekhez, projektekhez kötődő üzenetek már nincsenek ott. Ugyanez a módszer arra is jó, hogy egyes küldők leveleit rövid úton és tömegesen iktassuk a kukába, ha azzal se teendő nincs, se használni nem fogjuk az abban foglaltakat semmire. Sajnos ezek után is maradni fog még számottevő mennyiségű átolvasni való, de már sokkal kevesebb, mint ahonnan indultunk. Megnézed, kikukázod vagy mappába rakod, kivéve azt a keveset, amivel van teendőd. Itt pedig kiválóan alkalmazható David Allen módszere, miszerint ha két percnél kevesebb megcsinálni, akkor azonnal el is végzed. Ennek a sziszifuszi folyamatnak a végén már csak azok a tételek maradnak a beérkezett levelek között, amelyekkel még feladatod van, de nem oldhatók meg instant módon. Nincs mese, ezeket is be kell darálni, témafüggő megközelítéssel. Az összetettebbek esetében érdemes a következő lépéssel továbbmenni. Lehet, hogy a to-do listádra kerül rá, lehet, hogy a naptáradban foglalsz hozzá idősávot, és az is, hogy másokkal kell megbeszélést szervezni. Szép fokozatosan le lehet vinni egy-két tucatra az inboxod tartalmát.

2. A rendszer fenntartása

No persze csak akkor fog ez a gyönyörű rendrakás tartósan fennmaradni, ha nagyon szigorúan répálod ki a pillanatok alatt elburjánzó gyomnövényeket. Amikor az adott napon az emailekkel foglalkozol, kőkeményen kell velük bánni. Az első és legfontosabb eszköz, hogy a jobb kezed ujjait izmosra gyúrod a Delete gomb rigorózus alkalmazásával. Én ezt a készséget odáig fejlesztettem, hogy egyes feladóktól érkező leveleket olvasatlanul törlök. Vannak ismerőseim, akik eleve külön mappába irányítják azokat a nemkívánatos üzeneteket, amelyek esetleg később még kellhetnek. De persze olyan levelek is akadnak szép számmal, amiket olvasás után törlök. Felteszem magamnak ezt a két kérdést: Kell-e/akarok-e ezzel a témával foglalkozni? Később szükségem lehet-e a levélben szereplő információra? Ez utóbbi esetben mehet a megfelelő tároló mappába. Ha nem kell/nem akarok, akkor a kukába, ha kell/akarok, akkor a két percen belülieket azonnal megválaszolom, a többi marad csak az inboxban. De mindössze addig, amíg nem végzem el a feladatot, nem teszem a naptárba, nem szervezek rá megbeszélést, vagy nem kerül a tennivalólistára. Jelenleg például, amikor ezeket a sorokat írom, három tétel van a beérkezett üzenetek között: egy kollégától érkezett levél, amiben egy kb. 10-15 perces, koncentrációt igénylő olvasnivaló van, egy beállítandó paraméter a számlázó programban, valamint egy rövidesen megkötendő biztosítás ajánlata. A megbeszélések szervezéséhez kapcsolódó levelezéseket, a megköszönéseket, a későbbiekben visszakeresést nem igénylő üzeneteket mindig törlöm. Azokat viszont megtartom a mapparendszerben, amikre szükség lehet hivatkozásként, akár az évekkel később felmerülő visszaemlékezéshez. Van, aki jó ötletnek tartja évente archiválni a mappákat, és olyan is, aki a törölt elemek mappát sose üríti ki, biztos ami biztos alapon. Én magam ezeket nem gyakorlom, amit egyszer kihajítottam, az nemigen szokott kelleni.

Itt az év eleje, nagyszerű alkalom arra, hogy kiásd magad az email-szemétdomb alól, fokozva a hatékonyságodat és az információk visszakereshetőségét. Használhatod a fenti leírást, de persze utána is nézhetsz a zero inbox elképzelésnek eredeti forrásból is. Sok szerencsét hozzá!