Ne keresd tovább az időgazdálkodási csodaszert, mert nincs!

Adott egy vezető (jó sok ilyen szaladgál a Föld nevű bolygón), akinek dugig van a naptárja, hajszolva érzi magát, napokig-hetekig-hónapokig nem jut hozzá, hogy leüljön és megcsinálja amit igazán fontosnak tart, és az irdatlan mennyiségű teendő és ki nem használt lehetőség maga alá temeti. Úgy érzi, nincs kontrollban a saját naptárja felett. Különösen zavaróvá válik ez számára, amikor egy vezetőfejlesztő program során rájön, hogy egy rakás people management feladatát hanyagolja, melyeknek egyébként abszolút látná az értelmét. De hát honnan a fenéből kerítsen még erre is időt, ha már most is brutálisan el van úszva??? A probléma megoldásához tehát csodaszerre lenne szüksége, ebben gondolkodik. Valami olyan kéne, amivel eddigi működésmódját, szokásait teljes mértékben megtarthatja, miközben valahogy mégis beleférnek az életébe a fontos, de nem égető, stratégiai jellegű tennivalók, és az immáron szükségesnek tartott extra időráfordítás is az embereire. Ja, és arra már rájött korábban (the hard way), hogy a családjának és a saját feltöltődésének sem mehet mindez a rovására. Azért már fizetett komoly árat régebben, és nem kívánja megismételni a dolgot…

Rossz hírem van: nincs csodaszer. Vannak mindenféle ügyes praktikák, amelyekkel kisebb mértékben ugyan, de lehet fejleszteni a hatékonyságodat. Ha viszont tényleg drasztikusan akarsz a helyzeten javítani, először is mindent ki kell basznod a naptáradból. Ki kell alakítanod egy célrendszert, ami számodra a következő időszakban (rövidebb és hosszabb távon) a legfontosabb, és csak azokat tenni vissza a naptárba, amik ezeket közvetlenül szolgálják.

És mi van akkor, ha így is sokkal több minden van, mint ami belefér az ésszerűnek tartható munkaidőbe? Ez teljesen természetes jelenség egyébként, mert egy alkotni akaró vezetőnek vagy vállalkozónak temérdek lehetőség jár a fejében: javítás, fejlesztés, hatékonyságnövelés, üzleti bővülés, innováció, diverzifikálás, stb. Hát akkor nincs más hátra: a célrendszert kell szűkíteni. Belátni, hogy minden egyszerre nem fog menni, és előre venni azokat, amelyek a nagyszerű lehetőségek vagy a fontos teendők közül a leges legnagyszerűbbek és leges legfontosabbak. Így tud előállni az a naptár, ami kezelhető és élhető.

Ezt persze könnyebb tanácsolni, mint megcsinálni. Számos jogos dilemma merül fel a vezető fejében. Vajon mennyire jól tudják majd a kollégák elvégezni azokat a feladatokat, amelyekből hátrébb lépek? Milyen extra problémák fognak ebből adódni? Mi van, ha pont azok a termékfejlesztési vagy üzletépítési lehetőségek lettek volna a sikeresebbek, amelyeket most elengedünk vagy elhalasztunk? Apám mondta annak idején erre, hogy “Ha a kutya nem szarna, kipukkadna.” Molnár Peti cimborám meg arra hívná fel a figyelmet, hogy nem létezik párhuzamos univerzum, amelyben megfigyelhetnénk, mi lett volna, ha… Igen, minden döntésünkkel kockázatot vállalunk. Ez az ára annak, hogy beleférjünk a 24 órába, és úgy érezzük, hogy eredményesebben és hatékonyabban vagyunk képesek dolgozni.

Természetesen a fentieket nem én találtam ki, a szellemi hátteret Stephen Covey gondolatai adják, csak ő hosszabban, de kétségkívül kulturáltabban fejtegette.