Mivel tölti idejét a hatékony ember?

Igazi paradigmaváltásra ösztönző könyv Stephen Covey: A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása (7 Habits of Highly Effective People). Olyan ismert és jelentős menedzsment gondolkodók nyilatkoznak róla nagy elismeréssel, mint Warren Bennis, Tom Peters vagy Ken Blanchard. Ráadásul mindegyikük az életükre gyakorolt hatását dicsérte, nem a szerző szakmai munkáját méltatta.

Ebből a könyvből több gondolatot is tervezek majd elővenni, és róluk egy-egy bejegyzést írni. A mai cikk az időgazdálkodáshoz kapcsolódik.

Covey szerint a hatékony ember idejének legnagyobb részét fontos, de nem sürgős dolgok végzésével tölti. Valami attól fontos, hogy az összhangban van az illető én-ideáljával (personal mission statement), értékeivel és céljaival. Ilyen tevékenység a tervezés, a kapcsolatépítés, a szellemi/szakmai/fizikai/lelki megújulás (pl.: olvasás, tanulás, szakmai fejlődés, sport), az új lehetőségek keresése és az időben történő felkészülés különféle munkatevékenységekre.

Az efféle fókusszal működő emberek kisebb mértékben kényszerülnek tüzet oltani, azaz folyamatosan sürgős és fontos tennivalókkal küzdeni: kritikus helyzeteket kezelni, égető problémákat megoldani és az utolsó pillanatban határidős feladatokat rohammunkában befejezni. Nekem volt olyan ügyvezető ügyfelem, akinek több napi emésztésbe telt megérteni, hogy létezik élet a sürgős és fontos ügyeken túl, hiszen ő folyamatosan és kizárólag ilyenekre lőtt. Nyílván egy vezető munkájának elkerülhetetlen része az alkalmi kríziskezelés, de ez nem jelenti azt, hogy állandóan tűzoltással kell foglalkozni.

A hatékony emberek igyekeznek a lehető legkevesebb időt tölteni olyan tevékenységekkel, amelyek nem fontosak, legyenek azok sürgősek vagy sem. A sürgős, de nem fontos dolgok általában másoknak sürgősek. Ilyen a bejövő hívásaink és e-mail üzeneteink bizonyos százaléka, az értekezletek (jelentős) része, és persze az elvárt beszámolók között is van bőven olyan, ami nekünk nem igazán fontos, de másnak égető. A céltalan szörfözés az interneten, vagy a tévékészülékre meredés nem nevezhető se fontos, se sürgős időtöltésnek, de túl sok hasznot vagy épülést se várhatunk tőle.

Covey egyrészt a következetességet tartja kulcskérdésnek: jövőképünk, értékrendünk és céljaink összhangját és egységét. Másrészt folyamatos egyensúlyozást javasol: meg kell, hogy határozzuk és állandóan magunk előtt kell, hogy tartsuk különféle szerepeinket és az ezekhez tartozó céljainkat (pl.: értékesítési vezető, igazgatótanács tag, házastárs, apa, egyesületi tag, barát, személyes fejlődés, stb.). Ezek adnak lehetőséget rá, hogy nemet tudjunk mondani, amikor olyan tevékenységre kényszerítenének bennünket, ami az általunk nem preferált kategóriákba esnek.

Személyes megfigyelésem, hogy sokszor nem valós a vezetők megítélése a saját értékeikkel kapcsolatban. Nagyon gyakori, hogy a legfontosabb értéküknek a családjukat tartják, míg az időbeosztásuk ezt egyáltalán nem tükrözi. Ugyancsak rendkívül sokszor előfordul, hogy a szellemi és fizikai újratöltődésre szánt idő és energia gyakorlatilag a nulla felé konvergál. Magyarázat természetesen van…, de Stephen Covey proaktivitással kapcsolatos gondolatait majd egy másik bejegyzés fogja tartalmazni.