A rugalmas munkabeosztás bevezetésének öt fontos előfeltétele

Az időnyomás okozta stressznek kétféle forrása van: az egyik a túlterheltség, a másik pedig az, hogy nem érzünk kontrollt a saját életünk irányítása felett. A rugalmas munkabeosztás ez utóbbin tud könnyíteni, hogy ne folyamatosan azt éljük meg, hogy marionettbábúként rángatnak a mindennapokban, miközben megpróbáljuk a lehetetlent: valamiképpen egyensúlyozni a munka és a magánélet között. Manapság egyre inkább arról beszélünk, hogy egyensúlyozás helyett az integrálás lenne realitás. Ha az nem zavarja a munkáltatót, hogy vasárnap délután válaszolsz az e-mailekre, vagy írod a prezentációdat, akkor az se kellene, hogy zavarja, ha történetesen a következő kedd délután 3-kor lelépsz, hogy az ovis barkácsdélutánon jelen tudj lenni. Arról nem is beszélve, hogy egyikünk reggel a legaktívabb, másikunk délelőtt 10-ig beszámíthatatlan. Miért kellene egyforma munkaidőt rájuk erőltetni? Ehhez persze másfajta vezetői attitűdre és magabiztosságra van szükség. A vezetőnek olyan embereket kell tudnia felvenni és oly módon menedzselnie őket, hogy ne a jelenlétük hanem a munkájuk eredménye legyen biztosíték arra, hogy tényegesen dolgoznak a fizetésükért.

A rugalmas munkabeosztás bevezetésének több feltétele van, de sokkal szélesebb körben lenne alkalmazható, mint ami most jellemző. Íme néhány:

1. Az adott munkakör ne kívánjon meg fix "nyitva tartási időt"

Természetes, hogy a vasúti pénztárosnak muszáj ott lennie az ablakban, amikor be van osztva. Az is nehezen elképzelhető, hogy a sori dolgozók fele az adott napon két órával később jön be a műszakjába. A szellemi munkakörök nagy többsége azonban végezhető rugalmas munkaidőben. Mindegy, hogy hol és mikor tölti ki az excel táblát, írja a kódot, könyveli le a számlát, interjúzza meg a jelöltet, rendeli meg a hirdetést, tárgyal a vevővel vagy a beszállítóval, nézi át a minőségügyi dokumentációt, vagy találja ki a rendszereket, a stratégiát vagy az operatív lépéseket. A lényeg, hogy határidőre kész legyen. Természetesen a rugalmas munkaidő nem jelenti azt, hogy ne menne be az őt érintő megbeszélésekre.

2. A leszállítandók jól meghatározhatók legyenek

Nem attól lehetünk biztosak abban, hogy a munkatársak termelnek, hogy az irodában tartózkodnak, hanem attól, hogy a feladataikat rendre elvégzik, a közben felmerülő problémákat pedig önállóan vagy másokkal együttműködésben képesek megoldani. Ehhez persze tiszta célokra és elvárásokra van szükség, valamint az adott pozícióra vagy szerepkörre alkalmas munkatársakra.

3. Legyen rendszeres nyomon követés

Direkt nem számonkérést írtam, mert nem egy régivágású iskolában vagyunk, ahol a szigorú tanár bácsi rajta akarja kapni Pistikét, hogy mit nem tud. Minden érintettnek érdeke, hogy lássa, hogy állnak a dolgok. Különösen azért, mert a munkánk általában összefüggésben van másokéval, és ha nem haladunk megfelelően, akkor a többieket is hátráltatjuk. A nyomon követés során mindenki érzékeli az előrehaladást, és közösen tudják kezelni a problémákat.

4. Legyen tere az együttműködésnek

A megbeszélések nem azért vannak, hogy valahova kötelező legyen elmenni a kollégáknak. Sokkal inkább azért, mert szükség van az egyeztetésre a munkavégzéshez. Annak időpontját pedig a résztvevők meg tudják beszélni maguk is, mert elemi érdekük, hogy találkozzanak. A rugalmasság több oldalú. Ma lehet, hogy épp nekem kell kompromisszumot kötni és tovább maradni, a jövő héten pedig egy másik munkatárs jön miattam be korábban. Mindez a mi közös felelősségünk. A lényeg, hogy a szervezet helyszínt biztosítson hozzá.

5. A szervezeti kultúra fejlettsége lehetővé tegye

Nem minden szervezet van kész arra, hogy rugalmas munkaidőben dolgozhassanak a kollégák. Ahol nem jellemző a felelősségvállalás, ahol mindig mást hibáztatnak a problémákért, ahol az együttműködés helyett az osztályok közötti versengés és passzív ellenállás a jellemző, ott korai lenne forszírozni ezt a munkaformát. Valószínűleg egyesek visszaélnének a lazább gyeplővel, az összteljesítmény pedig esélyes, hogy csökkenne. A vezetők pedig újabb megerősítést kapnának abban a tekintetben, hogy senkiben nem lehet megbízni. Azokban se, akik egyébként korrekt módon élnek a lehetőséggel.

Nem állítom, hogy nincsenek még további feltételek, de szerintem erre az ötre mindenképp szükség van.