Itt az ideje, hogy kiganézd az inboxod!

Öt évvel ezelőtt még pont olyan emberke voltam, mint amilyen jó eséllyel te magad is vagy: legalább öt-hatezer levéllel a beérkezett üzenetek mappában. Több tucat, vagy akár száz is belőlük olvasatlanként megjelölve, mert azokkal még kell kezdeni valamit. Dobay kollégától tanultam el a zero inbox koncepciót, amikor 2014/2015 telén írtuk az Act2Manage applikáció mikrotanulási tartalmait, és azóta is rendületlen híve vagyok a dolognak. Bár konkrétan nullára ritkán szokott lemenni az üzenetek száma, az ünnepek alatt az egyik napon megdicsért az Outlook, hogy most már hátradőlhetek, nem maradt egy levél sem a mappában. Erről jutott eszembe, hogy talán mást is érdekelhet, miként lehet az ilyet elérni. Nem bonyolult a feladat, két szakaszból tevődik össze. Az első egy izzasztó, vég nélkülinek tűnő, de mégis véges projekt, a második pedig onnantól a sírig tartó szokásfenntartás.

Mennyire vagy termelékeny?

Tavaly pont ilyentájt, a nyár végén indított egy felmérést Bob Pozen és csapata az MIT-ről személyes termelékenység (personal productivity) témában a Harvard Business Review honlapján kitölthető kérdőív segítségével, az eredményeket pedig idén tavasszal publikálták ugyanott. Közel húszezren töltötték ki a 21 elemű kérdéssort, a kutatók pedig megnézegették, hogy milyen demográfiai tényezőkkel van összefüggésben a termelékenység. De mielőtt erre rátérnénk, érdemes végigvenni azt a hét területet, amelyeket az MIT-s szakemberek relevánsnak tartottak. Ezek a napi rutinok kialakítása, az időbeosztás megtervezése, megküzdés a bejövő üzenetekkel, a nagy mennyiségű teendő elvégzése, a hatékony megbeszélésvezetés, a kapcsolódó kommunikációs készségek, valamint a delegálás. A kérdőívet egyébként most is ki lehet még tölteni, nekem a 85 pont jött ki az elérhető 105-ből, ami a nemzetközi peer group-omban (életkor, szenioritás) közepes eredménynek számít.

Ne keresd tovább az időgazdálkodási csodaszert, mert nincs!

Adott egy vezető (jó sok ilyen szaladgál a Föld nevű bolygón), akinek dugig van a naptárja, hajszolva érzi magát, napokig-hetekig-hónapokig nem jut hozzá, hogy leüljön és megcsinálja amit igazán fontosnak tart, és az irdatlan mennyiségű teendő és ki nem használt lehetőség maga alá temeti. Úgy érzi, nincs kontrollban a saját naptárja felett. Különösen zavaróvá válik ez számára, amikor egy vezetőfejlesztő program során rájön, hogy egy rakás people management feladatát hanyagolja, melyeknek egyébként abszolút látná az értelmét. De hát honnan a fenéből kerítsen még erre is időt, ha már most is brutálisan el van úszva??? A probléma megoldásához tehát csodaszerre lenne szüksége, ebben gondolkodik. Valami olyan kéne, amivel eddigi működésmódját, szokásait teljes mértékben megtarthatja, miközben valahogy mégis beleférnek az életébe a fontos, de nem égető, stratégiai jellegű tennivalók, és az immáron szükségesnek tartott extra időráfordítás is az embereire. Ja, és arra már rájött korábban (the hard way), hogy a családjának és a saját feltöltődésének sem mehet mindez a rovására. Azért már fizetett komoly árat régebben, és nem kívánja megismételni a dolgot…

Eredményesen és boldogan - töltsd le új e-könyvemet ingyen!

Negyedik e-könyvemet nem vezetőknek írtam, hanem bárkinek, aki hajlandó tenni a saját eredményességéért és boldogságáért. A megszokott szakirodalmi alátámasztottsággal, de szokatlanul szókimondó stílusban íródott, tehát csak akkor tedd magadévá, ha ez nem zavar! Én mondtam előre.

"Bármennyire is vonzó lenne, ez a kis könyv nem arról fog szólni, hogy miként válhat belőled a következő Steve Jobs. Azt sem fogod megtudni, hogyan lehetsz országos ismertséggel bíró médiatényező, mint Fekete Pákó. Sőt, olyan ígéretet sem teszek, hogy úgy meg fogsz tollasodni, hogy egyik pofazacskódban kaviárt, a másikban osztrigát majszolva főtt homárral hajigálod meg a fináncokat, akik a yachtodon kellemetlenkednek épp. Biztosan szívesen olvasnád, hogy bármi lehet belőled, hogy hittel és kemény munkával akármilyen cél abszolválható. Én speciel ebben nem hiszek. Abban viszont egészen biztos vagyok, hogy mi, átlagemberek lényegesen eredményesebben és boldogabban tudnánk élni kis szaros életünket, mint amennyire jellemzően tesszük."

Válaszd ki a számodra megfelelő formátumot és töltsd le ingyenesen!

PDF

Kindle új (azw3) formátum

Kindle (mobi) formátum

Egyéb e-book (epub) formátum

iPad formátum (link az iTunes oldalhoz)

Idei ingyenes e-könyvemet szélesebb közönségnek főztem

Eredetileg eszem ágában sem volt szélesebb közönséget megcélozni. Jól elvoltam azzal, hogy a Tudatos Vezetés blogon és az első három e-könyvemben is a hazai vezetőkhöz igyekeztem szólni, összhangban a mindennapi munkámmal. Aztán idén is eljött a pillanat, amikor a hóhért akasztották, és a képzésrésztvevőim engem coacholtak egy aktuális problémámmal kapcsolatban. Felvetettem azon a szép tavaszi napon, hogy szívesen írnék megint kicsit bővebb terjedelemben, de nincs olyan téma, ami feltüzelne vagy feltétlenül kikívánkozna. Magam is meglepődtem a beszélgetés eredményén, de a következő hétvégén már a fejezetötleteket gyűjtögettem az új irományhoz.

Te mikor vagy elemedben?

Milyen érdekes, hogy magyarul is ugyanazt az "elemében van" kifejezést használjuk arra a tevékenységre, amelyben egyszerre érezzük jól magunkat és vagyunk benne kompetensek, mint amit Sir Ken Robinson a 2010-ben megjelent Alkotó elem című könyvében. Az is izgi, hogy Gárdonyi Géza Magyarul így! (1938) címre hallgató, és a nyelvújítókat bíráló munkájában már ekézte ezt a “csinált” kifejezést: mennyivel szebb ugyanerre magyarul az, hogy “vízében van a hal”, vagy hogy “szárnyaira kapott”. Persze nagyjából erről beszél Marcus Buckingham és csapata az erősségfilozófia képviseletében, amikor erősségként azokat a konkrét tevékenységeket nevezik meg, amiben egyszerre vagy jó és tölt fel energiával a végzése. Ha leszív, akkor nem igazi erősséged, bármilyen jól is csinálod. És természetesen a Csíkszentmihályi által flow élményként leírt tapasztalat is ilyenkor élhető át: röpülnek az órák, és lefáradás helyett felspannol az adott feladat, munka vagy egyéb időtöltés.

Vegyünk-e fel minden nap ugyanolyan ruhát?

Lehet arról olvasni, hogy egyes ismert és sikeres vezetők, Jobstól Zuckerbergig minden nap ugyanazt az egyfajta farmert és pólót/garbót veszik/vették fel, ezzel is csökkentve a napi döntéshozatali kényszer mennyiségét. Bár biztos sokan megmosolyogják az ilyesmit, bizony van ebben valami. Azt már valószínűleg észrevetted eddig is, hogy a fizikai állóképességednek van egy napi korlátja, de így van ez például az akaraterővel és a szellemi kapacitással is. A döntés, azaz a mérlegelés és a jó választás bizony a tudatos gondolkodásunkat veszi igénybe, nem az autopilot üzemelteti, mint a reggeli fogmosást, vagy akár a munkahelyünkre kocsikázás jelentős százalékát. Ha például szokásokat alakítunk ki, azok lényegesen kevésbé használják a gondolkodást és az akaratot, helyt adva másnak, például az összpontosításnak. Többek között ezért végzik ugyanazt a rituálét a versenyeken az élsportolók, utána lehet például olvasni, hogy Phelps vagy Hosszú Katinka milyen menetrend szerint építi fel a napokat és a futamot megelőző időszakot. Nem véletlenül beszél Tony Schwartz időmenedzsment helyett energiamenedzsmentről. Minél kevesebb olyan dologgal égetjük az energiánkat, ami nem igazán fontos, annál több marad a korlátozott mennyiségből a lényeges dolgokra.

Egy csipet tudatosság, jelentős hatékonyságnövekedés

Vegyünk egy tipikus munkanapot! Bemész az irodába, megnyitod a leveleidet, van egy nagy rakás. Elkezded feldolgozni, aztán csipog a naptárad, hogy mindjárt kezdődik egy megbeszélésed, amit valaki más szervezett. Gyorsan elkapsz egy kávét, végigülöd a megbeszélést, kimész a mellékhelyiségbe, aztán korgó gyomrod jelt ad az ebédidő eljöveteléről. Étkezés után, kajakómában, próbálod befejezni az üzenetek átnézését, melyek száma közben több lett, mint amennyiről reggel indultál. Még egy megbeszélés következik, amiről újabb feladatokkal távozol, aztán 4-kor nekiállsz valaminek a listádról, hogy mégis haladj egy kicsit az egyik fontos munkáddal a sok közül. Persze túl sok energiád már nem maradt, tehát azt választod, amelyikhez a legtöbb kedved van. Ismét eredményes munkanapot tudhatsz a hátad mögött…

Hogyan szorítsunk helyet a lényegnek, ha nincs semmire időnk?

Papa, zörög a sárhányó! Nem hallom, fiam, mert zörög a sárhányó… Gyakran találkozom azzal a jelenséggel, hogy a szervezetek vagy az egyének rettentő elfoglaltak, mindenki túlterhelt, a megbeszélések rétestésztaként nyúlnak, a döntések pedig nem születnek meg. Következésképp a kívánt eredmények nem jönnek, rosszabb esetben pedig igen kellemetlen tünetek jelentkeznek az emberi és/vagy a szakmai oldalon. Arra pedig végképp nincs ideje senkinek, hogy megálljon, átgondolja, hogy mi is jelen pillanatban a legfontosabb néhány ügy, és azokkal kezdjenek valami előremutatót.

Miért ne vehetnél fel értelmes szokásokat?

Mi földlakók a szokásaink rabjai vagyunk. Általában biztonságot adnak, gyorsítják a választásainkat, egyszerűsítik a döntéseinket. Egyes szokásaink nagyszerűen szolgálnak bennünket, mások azonban gátolnak abban hogy értelmes, hatékony, eredményes, egészséges, vagy éppen boldog életet élhessünk. Hányszor bosszantjuk fel magunkat például az idősebb embereken, akik a megszokás miatt szívatják saját magukat. Nem kell automata mosógép, mert a régivel szokott mosni, aztán ráül a centrifugafugafugafuga tetejére, hogy az ne verje ki az üvegajtót, az egész procedúra közben pedig leszakad a dereka. Nem baj, megszokta. A húst krumplival vagy tésztával esszük, mert úgy szoktuk. Kétszer szedünk, mert mindig is kétszer szedtünk. Kenyeret is hozzá, mert azt is szoktunk. Aztán csodálkozunk, hogy lassan vágósúlyba kerülünk.

Értékeld 2015-öt és tervezd meg 2016-ot!

Nem először reklámozom a YearCompass Évrendező munkafüzetetét, tavaly is írtam róla egy bejegyzést, két személyes sztorival. Az idei évemet is ezzel terveztem, és most is bevált. Az élet több területén tűztem ki célokat és határoztam meg prioritásokat. Azokon a területeken, ahol otthonosabban mozgok, a kitűzött célok teljes mértékben megvalósultak, az ismeretlenebb tengereken pedig határozottan és egyértelműen sikerült a célok irányába elmozdulni, még ha nem is teljesült minden a 12 hónap alatt. Tehát ismét igazolta az élet, hogy volt értelme rászánni egy-két órát a dologra.

Ne a gyengeségeidet tákold, hanem az erősségeidből faragj profizmust!

Az iskola és a szülők részéről is jellemzően azok a területek kapják a legtöbb figyelmet a gyermekek eredményeiből, ahol alacsonyabb a teljesítmény, azaz nem négyes vagy ötös. A munka világában addig nem nagyon szól senki hozzád, amíg teszed a dolgod, de ha valami nem sikerül, vérnyúlként ugrik a főnök a torkodnak. Ahol van teljesítményértékelés, és foglalkoznak a fejlődésed kérdéseivel, szinonimaként használják a "gyengeséget" és a "fejlesztendő területet", ahol az utóbbi eufemisztikus módon fejezi ki, amiben a felettesed szerint bénázol. Nem meglepő tehát, hogy az emberek nagy arányban érzik úgy, mintha az iskoláik és a munkahelyeik ragacsos mocsarában gumicsizmát viselve vonszolnák magukat előre, miközben a hajcsárok rettentő módon csodálkoznak a stégről letekintve, hogy miért nem motiválhatóak gazellaként tovaszökkenni.

A szeletelés az eredményesség egyik bűvös fegyvere

Az alkotó, kreatív emberek közül sokak leginkább a kitalálással szeretnek foglalkozni, a megvalósítás már nem nagyon motiválja őket. Viszont ahogy Scott Belsky, a Behance Network alapítója mondja, a sikertörténetekben csak 1%-ban játszik szerepet az ötlet, a maradék 99% a megvalósításon múlik. Ez utóbbi azonban rengeteg erőfeszítést, lapátolást, a kitalálással összehasonlítva monoton munkavégzést igényel.

Öt hatékonysági szokás, ami ellen a legtöbben ágálnak

Van pár olyan személyes hatékonysági szokás, amelyek tekintetében a téma nemzetközi gurui teljesen egyöntetűen vélekednek. Az időgazdálkodási tréningek résztvevői azonban ezekkel a gyakorlatokkal kapcsolatban tanúsítanak a legnagyobb ellenállást. Nézzük, mire is gondolok:

1. Egyszerre egy dologgal érdemes foglalkozni. Az agyunk ugyanis nem képes a számítógépekre jellemző, valós multitaskingra, helyette váltogat a tevékenységek között. Ennek pedig jelentős negatív következményei vannak a minőségre és a tempóra vonatkozóan. Bármilyen komoly teljesítménynél megfigyelhető, hogy csak teljes koncentráció mellett tud megvalósulni (lásd például a sportban vagy szellemi tevékenységeknél).

2. Ne legyünk állandóan elérhetőek, különben folyamatosan félbeszakítanak bennünket. Az elmélyült munka során a megszakítások után sok időbe telik, míg újra felpörög az agyunk a megfelelő fordulatszámra. Ugyanez igaz a megbeszélésekre. Ha állandóan felveszik a résztvevők a telefont, borzasztóan kiterebélyesedik a találkozó. Sokkal hatékonyabb, ha lehalkítjuk a telefont és visszahívogatjuk az embereket, amikor alkalmas. Ez egyébként arra is jó, hogy a bennünket problémákkal megkereső munkatársak megerőltessék az agyukat és mire visszahívjuk őket, már önállóan meg is oldották a dolgot.

Hogyan töltődnek fel a világ legelfoglaltabb emberei?

Egy Huffington Post cikk arról számolt be két hete, hogy egyre több kutatás bizonyítja: paradox módon több eredményt tudunk kihozni magunkból, ha több időd töltünk a munka helyett egyebekkel. "A stratégiai megújulás - például napközbeni edzés, rövid délutáni alvás, hosszabb éjszakai alvásidő, több idő az irodán kívül, valamint hosszabb és gyakoribb vakációk - növeli a termelékenységet, a munkahelyi teljesítményt és természetesen óvja az egészséget."

Az írás példákat hoz arra, hogy olyan hírességek, mint Oprah Winfrey, Bill Clinton és számos nagyvállalati felső vezető milyen módon építi be életébe a feltöltődést.

8 dolog, amit ne csinálj minden nap

Mindenféle listákat olvashatunk, hogy a személyes hatékonyság fokozása érdekében milyen szokásokat érdemes felvenni. Jeff Haden az Inc.com-on összeszedett nyolc olyan dolgot, amit inkább elhagyni érdemes. Persze lehetne másik húszat felsorolni, de nekem tetszett ez a kis gyűjtemény is:

1. Ne nézegesd a telefonodat, amikor épp mással beszélsz!

2. Ne foglalkozz mással a megbeszéléseken! 

3. Ne azokra az emberekre figyelj, akik nincsenek hatással az életedre! Van elég családtagod, munkatársad, barátod, ismerősöd, akire az időd és a figyelmed fordíthatod.

4. Ne használj értesítőket arról, hogy e-mail-ed, vagy akármid érkezett! Bármi fontos tevékenységet végzel, megzavar benne, kibillent a koncentrációból.

Foglalkozz kevesebb dologgal és érj el több eredményt!

Pár hónapja ismertem meg Leo Babauta ZenHabits blogját, írtam is egy bejegyzést gondolatai alapján a jó szokások kialakításával kapcsolatban. A hétvégén beszereztem és elolvastam A kevesebb ereje c. könyvét, melyben a személyes hatékonyság guru arra buzdít mindenkit, hogy szorítkozzon a lényegre az üzleti és a magánéletben egyaránt. Egyszerűsítsünk, csökkentsünk, fókuszáljunk, majd ezáltal váljunk eredményesebbé és egyben kiegyensúlyozottabbá.

Nekem is általános megfigyelésem, hogy a vezetők rengeteg dologgal foglalkoznak egyszerre, majd pedig azzal az élménnyel szembesülnek, hogy nem nagyon sikerül az ügyeket befejezni, az elképzeléseket megvalósítani. Idejük, energiájuk százfelé forgácsolódik, mindenen próbálnak egy kicsit előre pöckölni, aztán a 10-12 órás munkanap végén mégis az az érzésük, hogy semmit se értek el vagy fejeztek be. Ez pedig a kiégéshez vezető út egyik állomása.

Mire fordítja energiáját a hatékony ember?

Az élet dolgai besorolhatók két alapvető kategóriába. Az egyik azoknak az ügyeknek, történéseknek a csoportja, amelyek hidegen hagynak bennünket. Például ha Izlandon három fokkal alacsonyabb volt az átlagos napi középhőmérséklet idén januárban, vagy ha nyílt egy második italbolt Tarnabodon, az teljességgel kívül esik érdeklődési körünkön. De rengeteg dolog van, ami foglalkoztat minket, akár az, hogy mi lesz a vacsora, vagy az, hogy a gyerek hova fog iskolába járni jövőre, esetleg az, hogy mi történik a közéletben. Pszichikus energiáink azonban végesek. Bármire is fordítjuk a nap mint nap rendelkezésre álló figyelmi kapacitásunkat, lefekvési időre kiürül a tár.

Stephen Covey szerint a hatékony ember figyelmének lehető legnagyobb részét az érdeklődési körén (Circle of Concern) belül arra a részhalmazra szenteli, aminek alakulására van ráhatása. Ezt befolyásolási körnek (Circle of Influence) nevezi. Bár foglalkoztat bennünket, hogy hány forint ma egy euró, ki lett a Magyar Nemzeti Bank elnöke, esik-e holnap az eső, Radics Gigi vagy Márta Alex megy az Euroviziló döntőjére Malmöbe, vagy mekkora baromságot mondott valamelyik parlamenti képviselő, nem nagyon tudunk rá hatást gyakorolni. Ha túl sokat bosszankodunk ezeken, drága pszichikus energiánkat értelmetlenül égetjük el.

52 unoka, 20 millió könyv

Ha választanom kellene, melyik az a szakkönyv, ami legnagyobb hatással volt a személyes életemre, rögtön rávágnám, hogy Stephen Covey: 7 Habits of Highly Effective People. Pár napja, június 16-án Covey 79 éves korában elhunyt, az ő emlékének szentelem ezt a bejegyzést.

Nem tudom pontosan, mikor olvastam a könyvet, vagy hat éve lehetett. Rengeteg dolog van benne, ami alapvetően megváltoztathatja az ember szemléletmódját, persze csak ha akarja. Az egyik fejezet egy gyakorlattal kezdődik. A narratíva elvezet a saját temetésedre. Ott aztán, egy távolabbi perspektívából elgondolkodhatsz, tényleg a számodra fontos dolgok által vezérelve éled-e az életed. Én nem úgy éltem, más dolgok irányítottak. A kis gyakorlat elindított afelé, hogy meg tudjam fogalmazni az alapértékeimet és az alapelveimet. Bár elég bizarrnak tűnt Covey javaslata, még személyes küldetésnyilatkozatot is megfogalmaztam. Aztán pár évvel később újra elolvastam a könyvet és folytattam a további lépésekkel: jött az életbeli szerepek azonosítása, majd a szerepeken belül az adott évre vonatkozó személyes célok felvázolása. Azóta is használom ezeket, és sokkal könnyebb a döntéseket meghozni a mindennapokban. Van, hogy egy alapelvhez kell visszanyúlni, máskor értékekhez, megint máskor csak meg kell nézni, hogy mennyire passzol a célokhoz (tehát a nekem fontos dolgokhoz) az adott döntési alternatíva. Persze nem mindig sikerül az úton maradni, de ha letérek róla, sokkal gyorsabban és sokkal kevesebb lamentálással sikerül visszaterelni magam.

Hogyan legyünk produktívak jövőre?

Itt az év vége, kezdhetünk gondolkodni rajta, hogy mit tervezünk megfogadni újévkor. Ilya Pozin az inc.com-on számolt be Tony Wong-gal folytatott beszélgetéséről, aki a projektmenedzsment egyik nagy spílere. Wong olyan ügyfelekkel büszkélkedhet mint a Toyota, a Honda és a Disney. Hatékonysági tippjei többnyire már másoktól idézve előkerültek a Tudatos Vezetés blogon, de olyan jó kis hetes listát állított össze, hogy kénytelen vagyok közreadni.

1. Dolgozz visszafelé a céloktól a mérföldköveken át a feladatokig. Bontsd le a komplex munkákat legfeljebb néhány óra alatt elvégezhető darabokra.

2. Hagyd abba a multi-taskingot, azaz egyszerre egy dologgal foglalkozz.

3. Kőkeményen lépj fel a figyelemelterelő tényezőkkel szemben. Zárd be az ajtód, kapcsold ki a telefont, ne nézegesd az e-mailed. Vonulj el egy csendes helyre és összpontosíts az adott feladatra.

4. Dedikálj külön időszakokat (2-3 alkalom) a napon belül, amikor az e-mail-ekkel foglalkozol. A folyamatos nézegetés állandó "zajkeltő tényező" és megöli a produktivitást.