Hogyan legyünk produktívak jövőre?

Itt az év vége, kezdhetünk gondolkodni rajta, hogy mit tervezünk megfogadni újévkor. Ilya Pozin az inc.com-on számolt be Tony Wong-gal folytatott beszélgetéséről, aki a projektmenedzsment egyik nagy spílere. Wong olyan ügyfelekkel büszkélkedhet mint a Toyota, a Honda és a Disney. Hatékonysági tippjei többnyire már másoktól idézve előkerültek a Tudatos Vezetés blogon, de olyan jó kis hetes listát állított össze, hogy kénytelen vagyok közreadni.

1. Dolgozz visszafelé a céloktól a mérföldköveken át a feladatokig. Bontsd le a komplex munkákat legfeljebb néhány óra alatt elvégezhető darabokra.

2. Hagyd abba a multi-taskingot, azaz egyszerre egy dologgal foglalkozz.

3. Kőkeményen lépj fel a figyelemelterelő tényezőkkel szemben. Zárd be az ajtód, kapcsold ki a telefont, ne nézegesd az e-mailed. Vonulj el egy csendes helyre és összpontosíts az adott feladatra.

4. Dedikálj külön időszakokat (2-3 alkalom) a napon belül, amikor az e-mail-ekkel foglalkozol. A folyamatos nézegetés állandó "zajkeltő tényező" és megöli a produktivitást.

5. Használd a telefont. Az e-mail nem társalgásra való. Kettőnél többször ne válaszolgass e-mail-ekre. Beszéld meg inkább telefonon.

6. Saját magad oszd be az idődet. Az emberek többsége a leveleit nézi meg először, aztán a beérkezett üzenetek határozzák meg a tevékenységét. Ahelyett, hogy a számára legfontosabb dolgokat venné előre.

7. 60-90 perces intervallumokban dolgozz. Töltsd fel magad valami mással: sétálj, egyél-igyál valamit, lényeg, hogy a blokkok között kizökkenj a munkából és újult energiával térj vissza.

Saját tapasztalataim egyértelműen igazolják, hogy a javaslatokat érdemes megfogadni, és használom is a többségét. Nekem speciel a folyamatos e-mail nézegetéssel kell szakítanom. Már egy ideje próbálgatom, hogy legalább a hétvégén ne kattintsak a levelezőprogramra. Abban egészen biztos vagyok, hogy bővel elég lenne napi néhány alkalom a levelek ellenőrzésére, semmi szükség ezt naponta 20-szor megtenni.