Öt hatékonysági szokás, ami ellen a legtöbben ágálnak

Van pár olyan személyes hatékonysági szokás, amelyek tekintetében a téma nemzetközi gurui teljesen egyöntetűen vélekednek. Az időgazdálkodási tréningek résztvevői azonban ezekkel a gyakorlatokkal kapcsolatban tanúsítanak a legnagyobb ellenállást. Nézzük, mire is gondolok:

1. Egyszerre egy dologgal érdemes foglalkozni. Az agyunk ugyanis nem képes a számítógépekre jellemző, valós multitaskingra, helyette váltogat a tevékenységek között. Ennek pedig jelentős negatív következményei vannak a minőségre és a tempóra vonatkozóan. Bármilyen komoly teljesítménynél megfigyelhető, hogy csak teljes koncentráció mellett tud megvalósulni (lásd például a sportban vagy szellemi tevékenységeknél).

2. Ne legyünk állandóan elérhetőek, különben folyamatosan félbeszakítanak bennünket. Az elmélyült munka során a megszakítások után sok időbe telik, míg újra felpörög az agyunk a megfelelő fordulatszámra. Ugyanez igaz a megbeszélésekre. Ha állandóan felveszik a résztvevők a telefont, borzasztóan kiterebélyesedik a találkozó. Sokkal hatékonyabb, ha lehalkítjuk a telefont és visszahívogatjuk az embereket, amikor alkalmas. Ez egyébként arra is jó, hogy a bennünket problémákkal megkereső munkatársak megerőltessék az agyukat és mire visszahívjuk őket, már önállóan meg is oldották a dolgot.

3. Reggel ne e-mail ellenőrzéssel kezdjük a munkát, hanem végezzünk el valami fontos tennivalót. Utána rátérhetünk a levelekre. Különben azt vesszük észre, hogy elment egy fél nap, és még semmivel nem haladtunk előre, amit terveztünk aznapra, vagy ami igazán fontos lenne. Nyílván, ha valakinek a reggeli átadás-átvétel fontos kiindulópontja a munkának, akkor azt meg kell nézni.

4. Csakúgy, mint a telefonnal, kapcsoljuk ki a csipogást, ami e-mail üzenet érkezését jelzi. Ez is kizökkent. És az emberek többségének nem is szükséges negyedóránként ránéznie a beérkező üzenetekre. Érdemes megválasztani azt a frekvenciát, amivel valóban követni kell a leveleket. Ez lehet kétóránként, félnaponta, sőt, akár naponta egyszer is. 

5. Ne engedjük, hogy az egész napunkat telefoglalják értekezletekkel. Ha nagy a nyomás, akkor inkább blokkoljunk ki saját magunknak idősávokat különböző feladatainkra. Itt is az a nagy veszély, hogy semmivel nem tudunk haladni, ha állandóan megbeszélésen ülünk. A munkát viszont el kell végezni, ami pedig a családdal töltött vagy a magunkra szánt idő rovására fog csak menni.

Azt szoktam mondani, hogy az nevezhető hatékony embernek, aki életének minden lényeges területen tud időt szakítani a számára fontos dolgokra, és összességében pedig sok mindent meg tud valósítani. A fenti öt szokás ebben nagy segítség, bár kétségkívül az emberek jó részének nagy erőfeszítést kell tenni, hogy ezeken a területeken változtasson, annyira beégett már az ellentétes működésmód.