Hogyan legyünk hatékonyabbak?

Ezzel a címmel készített interjút a Harvard Business Review legújabb számában két nagynevű hatékonyság-szakértővel és bestseller íróval, David Allen-nel (Getting Things Done) és Tony Schwartz-cal (Be Excellent in Anything). A beszélgetésben kifejtették saját üzeneteik lényegét, és azt is, hogy miként hatott a másik munkássága rájuk.

Schwartz gondolatairól már írtam korábban. Szerinte a vállalatoknak fontos feladata, hogy a munkatársaknak segítsen energiáik megújításában, és ne csak a kiégés felé terelje őket. A megújulás négy szinten történik: fizikai (fittség, táplálkozás, pihenés, alvás), érzelmi (pozitív beállítódás), értelmi (figyelmünk felett visszanyerni a kontrollt, egyszerre egy dologra fókuszálni) és spirituális (magasabb szintű célok). Hibás az a feltételezés, hogy az embernek úgy kellene működnie, mint egy számítógépnek – folyamatosan, hosszú időn keresztül, gyorsan, több programot futtatva párhuzamosan. Az ember ritmikus működésre van berendezkedve, lásd szívünk dobogását, izmaink megfeszülését és elernyedését, stb. Úgy hozhatjuk ki magunkból a legjobbat, ha váltakoznak az intenzív energia-leadási és a feltöltődési időszakok. Azt javasolják ügyfeleiknek, hogy intenzív másfél órás blokkokban dolgozzanak, utána tartsanak szünetet. Étkezzenek gyakrabban, kevesebbet és energiában gazdag táplálékokat fogyasztva. A folyamatos, gyakorlatilag megállás nélküli munkavégzés a tapasztalatok alapján kevésbé eredményes.

Allen technikája sem túl bonyolult, legalábbis a lényegi szinten. Javasolja, hogy írjunk listákat, mintegy „töltsük le” a fejünkből az ötleteket és tennivalókat, hogy azok ne vonják el a figyelmünket. Aztán szép fokozatosan kezdjük őket kipipálgatni. Ha valamely elem a listán nem tűnik könnyen megfoghatónak, bontsuk további, immáron kezelhető lépésekre. Azt mondja, hogy a fejünk az ötletek gyártására van, nem a tárolásukra. További javaslat, hogy minden reggel a legfontosabb dologgal kezdjük a munkát, amíg frissek vagyunk, és nem vonja el más a figyelmünket. Ezzel szemben mi a legjellemzőbb: ahogy beérünk a munkahelyre (vagy akár még otthon) megnézzük az e-mailjeinket és rögtön más kezébe adjuk az irányítást saját időbeosztásunk és prioritásaink felett.

Schwartz szerint (nem ő találta ki), szokásaink rabjai vagyunk. A legcélravezetőbb módszer tehát az, hogy pozitív rituálékat vagy tudatosan kialakított szokásokat kezdünk alkalmazni. Allen megfogadta kollégája tanácsát. Irodájának üvegfalán keresztül bárki láthatja, hogy délutánonként lefekszik a földre, feje alá gyűri párnáját és alszik 20 percet. Arra viszont neki sincs elég önfegyelme, hogy azt igya, amit prédikál: nem a legfontosabb tennivalóval kezdi a napot. Schwartz erre azt feleli, hogy nem önfegyelem, hanem szokás kérdése a dolog.

Örömmel olvastam ezeket a sorokat a HBR-ben. Természetesen számos alkalommal megtapasztaltam, hogyha sikerül rászoktatni magam az egészséges életmódra, a rendszeres sportolásra és egyéb energia-feltöltő napi rutinokra, akkor lényegesen több az energiám, és sokkal jobb a közérzetem. Arra még nem jöttem rá, hogy miként lehet mindezt fenntarthatóvá tenni. Valami közbejön – betegség, megnövekedett munkaterhelés, stb. – kibillent a szokásokból, és aztán rettentő nehéz ismét elkezdeni.

Több bejegyzésem is szólt a figyelem összpontosításának fontosságáról, a multitasking gyenge hatékonyságáról, az irányítás visszaszerzéséről saját életünk felett. Magam is 90 perces blokkokban dolgozom az általam tartott tréningeken, és nem is hiszek benne, hogy egy összesen 8 órás tréningnapnál hosszabbakat érdemes tartani, legalábbis ahol az ismeretszerzés is fontos szerepet kap. A nap negyedik blokkjának végére általában kipurcannak az emberek, velem együtt.