Az időgazdálkodás négy generációja

Az utóbbi hónapokban kezdek kifogyni az időből, így ismét saját bőrömön tapasztalom a hatékony időgazdálkodás fontosságát. Mivel van egy rakás dolog, amit szeretnék elvégezni, valamint egy másik nagy kupac, amit elvállaltam, kénytelen vagyok megtalálni a módját, hogy képes legyek a feladatokat időre abszolválni, de mindeközben az életem egyéb fontos területeire is jusson figyelem.

De legalább tudom, hova nyúljak: a jó öreg Stephen Covey már máskor is tudott segíteni. De mielőtt az ő megközelítését elővennénk, nézzünk meg három korábbi generációt az időgazdálkodás történetéből!

Az első generáció a tennivalók listájáról szólt, amire folyamatosan kerülnek fel az elemek, és törlődnek ki onnan, amint elvégeztük őket. Ennek is van bizony értelme. Nem felejtjük el bokros teendőinket, aminek különösen akkor van jelentősége, ha sok van belőle és szerteágazóak. Ahogy David Allen, a Getting Things Done c. könyv szerzője állítja, a fejünk azért van, hogy gondolkodjunk, nem azért, hogy efféle tennivalókat tároljunk benne nap, mint nap.

A második generációs időgazdálkodásban a határidőnaplók játszanak fontos szerepet. Itt már a feladatokat időzítjük, előre tervezzük és rendszerbe foglaljuk. Azt hiszem, a papíralapú vagy számítógépes naptárak használatát nehezen tudja elkerülni, aki más emberekkel rendszeresen találkozni kénytelen.

A harmadik generáció az előző kettőre épít, kiegészítve a prioritások felállításával, a fontosság szerinti rangsorolással. Továbbá foglalkozik hosszú-, közép- és rövidtávú céljainkkal, melyekkel harmonizálnia kell a fontossági sorrendeknek. Ebben a generációban lényeges elem a napi tervezés is, hogy a prioritást élvező tevékenységeket a célok elérése érdekében elvégezzük.

A Covey-féle, negyedik generációként emlegetett megközelítés nem az időt és a dolgokat próbálja kezelni, hanem önmagunk hatékony menedzseléséről szól. A legfontosabb tennivalók kiválasztásának bázisként szolgálnak azok az alapelvek, alapértékek és személyes prioritások, melyeket saját „küldetésnyilatkozatunkban”, más szóval én-ideálunkban megfogalmazunk. Ehhez elég mélyre kell ásni, Covey például a saját temetésünkön elhangzó nekrológok általunk preferált tartalmára vezet rá bennünket egy imaginációs gyakorlattal.

A következő réteg az életben betöltött szerepeink (vagy akár az ezeken belüli al-szerepek) és a hozzájuk kapcsolódó legfontosabb céljaink. Amint ezeket megfogalmaztuk, ráépítve értékeinkre és alapelveinkre, pontosan láthatjuk, hogy valóban az igazán lényeges dolgokat vesszük-e előre. Covey szerint az időnk többségét fontos, de nem sürgős dolgokkal érdemes tölteni. Nem tűzoltással (csak ha néha muszáj) és nem olyan dolgokkal, ami másnak sürgős és fontos.

A negyedik generáció heti tervezésben gondolkodik. A határidőnapló minden hetében fel vannak sorolva a szerepeink és a céljaink, mintegy emlékeztetőként. Így elkerülhetjük, hogy például a napi taposómalom folyamatosan elfeledtesse velünk, hogy milyen önként vállalt kötelezettségeink vannak a családunk felé, melyek azok a fontos változtatási kezdeményezések, amik elengedhetetlenek a munkában, csak sose jut rá idő, és hogyan fogjuk magunkat, mint fő termelőeszközt karbantartani, akár szellemileg, akár fizikailag, akár lelkileg. Én speciel örülök, hogy ismét elővettem a 7 Habits of Highly Effective People (magyar címe: A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása) c. könyvet.