Miért nem sikeres sok projekt?

Örömömre szolgál, hogy elfogadta vendégblogger felkérésemet Dr. Pálvölgyi Lajos, PMP, a Project Management Institute Magyar Tagozatának alelnöke. Fogadják szeretettel alábbi írását!

Manapság sok mindenre mondjuk, hogy projekt, arra is, ami valójában nem az. A projekt meghatározott egyedi eredmények elérésére irányuló jelentős, komplex vállalkozás, melyet adott határidőre kell végrehajtani, és sokszor újszerű együttműködést igényel a szereplőktől. 

Nemzetközi tapasztalat, hogy a projektek jelentős része nem sikeres, mivel nem pontosan azt, és/vagy nem akkorra és/vagy nem annyiért sikerül előállítani, mint amit (minőség), amikorra (határidő) és amennyiért (költségkeret) eredetileg terveztek. A projektek még sok más szempontból is sikertelenek lehetnek - van, amikor valaki pontosan nem is tudja megfogalmazni, hogy miért, csak éppen elégedetlen a projekttel.

Egyes vizsgálatok szerint a projekteknek csupán körülbelül a harmada nevezhető egyértelműen sikeresnek (www.standishgroup.com). A sikertelenség világszerte rengeteg pénzt emészt fel, így Magyarországon is.

Minden projektvezető hosszan tudja sorolni a sikertelenség lehetséges okait. Ha a sikerben kevésbé, a magyarázatban annál inkább tapasztalat, lendület, egyfajta „profizmus” érzékelhető.

Melyek is tehát a leggyakrabban emlegetett okok? Néhány példa:

·        nem megfelelő követelményspecifikáció (az ügyfél nem tudja, hogy mit akar),

·        ellenállás a változásokkal szemben (kevesen akarják, és sokan nem),

·        ellentmondó és/vagy változó követelmények (sokan sokfélét akarnak, idővel kicsit mást),

·        a szükséges ráfordítás és költségkeret helytelen becslése (a fentiek alapján nem is csoda),

·        irreális elvárások az elérhető előnyök vagy a megtérülés vonatkozásában,

·        hiányos tervezés és nem megfelelő előkészítés (túl gyorsan elkezdik „csinálni”),

·        a kommunikáció, a motiváció, az oktatás és a dokumentálás elhanyagolása,

·        váratlan kockázati események és konfliktusok, amelyekre a projekt nem készült fel előre.

A projektmenedzsment, mint szakma, rendelkezik azokkal a módszerekkel és eszközökkel, amelyekkel a fenti problémák valamilyen szinten elvileg kezelhetők. Minden projekt azonban végső soron a szereplők együttműködésén múlik. A projektvezető mellett kiemelt jelentősége van a felsővezetés elkötelezettségének és folyamatos támogatásának is.

A fentieken túl a projektsikernek van egy olyan további fontos feltétele, amelyről ritkábban beszélünk. Tanácsadóként is láttam, könnyen előfordul, hogy egy vállalatnál túl sok projekt indul, mivel önmagában véve mindegyik hasznos, értékes. Ennyi projektre azonban nincs elegendő erőforrás, hiszen a projektek mellett az alaptevékenységet is megfelelő színvonalon folytatni kell. Kialakulhat egyfajta harc a kulcsfontosságú szakemberekért.

Érthető, hogy ilyen körülmények között csak nagyon kevés projekt lehet igazán sikeres. Ezek a csapdák elkerülhetők. Amire itt szükség van, az azonban túlmegy az egyes projekt irányításán: átgondolt, vállalati szintű projektportfolió-menedzsment szükséges.

A portfóliómenedzsment a projektek „versenyeztetésével” kezdődik: nem minden jó projekt indítható, csak azok, amelyek leginkább megfelelnek az előre meghatározott kritériumoknak, és amelyekre ténylegesen van elegendő erőforrás. A kritériumokat pedig a vállalati stratégiából kell levezetni. Vagyis kell tudni nemet mondani. Olyan projektjavaslatokra is, amelyek önmagukban nézve ugyan jók, de a többihez képest mégsem eléggé.

Mindazoknak, akiknek a fenti problémák ismerősnek tűnnek, ajánlom a Magyar Projektmenedzsment Szövetség és a Project Management Institute (PMI) Magyar Tagozata által szervezett félnapos szakmai konferenciát május 18-án, amely arról szól, hogy milyen folyamatokkal, módszerekkel és eszközökkel irányíthatják a szervezetek projektjeik összességét, és miként kontrollálhatják céljaik megvalósulását. (További információ és jelentkezés: www.pmi.hu)

A rendezvény aktualitását a PMI Projektportfolió-menedzsment szabványának magyar nyelvű kiadása adja, amely számos önkéntes szakember közreműködésével most jelent meg az Akadémiai Kiadó gondozásában. (A könyv kedvezményesen megrendelhető a kiadónál: www.akademiaikiado.hu)