Megfigyeléseim szerint az emberek nagyjából úgy állnak a hatékony megbeszélések témaköréhez, mint az egészséges testsúly eléréséhez. Bár mindenki tudja, milyen egyszerű lépések vezetnének oda, mégis szednek inkább még egy tányérral a csülkös pacalból, elkísérik három karéj ropogós héjú fehér kenyérrel, végül lefojtják hat szelet házi süteménnyel. A korábban megvásárolt szobabicikli és elliptikus tréner pedig tovább árválkodik és porosodik a sarokban.
Az utóbbi hónapokban több vezetői tréningcsoportomban is téma volt, miként lehetne megfelelő megbeszélés-kultúrát meghonosítani munkahelyükön. Folyamatos a szenvedés attól, hogy fél életüket olyan értekezleteken töltik, amelyek jelentős részét időpocséklásnak élik meg. Mégis nehezükre esik valahogy tenni ellene, még a saját maguk által szervezett találkozók esetében is.
Sokat segít, ha nem reflexből hívjuk össze a megbeszéléseket, hanem átgondoljuk, tényleg ez-e a legfelelőbb kommunikációs forma a témára, és kik azok, akikre mindenképp szükség van a megbeszéléshez. Leginkább a közös problémamegoldás, csoportos döntéshozatal, többoldalú információcsere indokolja megbeszélések összehívását. Az egyirányú kommunikációnak sokkal hatékonyabb formái vannak, minthogy összecsődítünk 30 embert egy terembe. Mondhatjuk persze, hogy az emberek nem olvassák el az e-mailt vagy a faliújságot, de aki nem akar figyelni, az a megbeszélésen se figyel.
Mint a munkatevékenységek többségénél, itt is elengedhetetlen a tervezés a hatékonysághoz. Bár van időigénye, az eredményesség oldalán megtérül a napirend készítésébe és előzetes kiküldésébe fektetett idő. Ha már az időnél tartunk, fontos, hogy tiszteljük egymás idejét. A pontos kezdéssel, pontos befejezéssel és a napirend rigorózus követésével jelentősen növelhető a hatékonyság és annak érzete is.
Ha már valaki ott van, foglalkozzon a témával. Ez egy ördögi kör. Nem érint a téma, nem is kellene ott lennem, vagy nem végig, tehát unatkozom, sms-t írogatok, e-mail-t olvasok, stb. De mivel nem figyelek, nem is jut be a fejembe az információ, és nem is teszem hozzá a munkához a saját részemet. Kicsit később tudtam odaérni bokros teendőim miatt, és sajnos a kötelesség 20 perccel hamarabb szólít el a megbeszélésről. Végül bosszankodom, milyen időpazarlások ezek a meetingek. Nem véletlenül írtak a Financial Times 2009. július 27-i számában arról, hogy tiltsuk be a drótnélküli kommunikációs eszközök használatát a megbeszéléseken („No wireless policy in the meetings”) – gondolom, a toll nem ide tartozik. Szerintem nem is érdemes részt vennie annak egy megbeszélésen, aki nem figyel oda, nem kapcsolódik be.
Az értekezletek rákfenéje a parttalan szócséplés. Minden témakört feltétlenül érdemes úgy zárni, hogy „jó, akkor mit fogunk tenni, ki lesz a felelős és mi a határidő”. A napirend és az időkeretek tartásához, a közös problémamegoldáshoz, a döntések facilitálásához, valamint a következő lépések és felelősök meghatározásához elengedhetetlen, hogy valaki kézben tartsa, erős kézzel irányítsa a megbeszélést. A következő találkozókon történő utánkövetéshez pedig szükséges, hogy a döntésekről és a vállalásokról emlékeztető készüljön.
Ezek az alapelvek sem túl bonyolultak, ráadásul közismertek. És a Kedves Olvasó mit tesz azért saját háza táján, hogy értelmes megbeszélések szülessenek?
Nekem is gyorsan ennem kellett..:)
VálaszTörlésÍgy van egyébként, hogy az emberek nagy többsége a kényelmes megoldást részesíti előnyben. Nekem az a meglátásom, hogy ami először kényelmesnek tűnik, az idővel nagyon kényelmetlen tud lenni...sajnos.
Ismét egy történetet tudnék felhozni példának..
Én nagyon szeretem hallgatni mások előadását, és hálás vagyok érte, hogyha erre lehetőségem nyílik.
Viszont a kíváncsi természetem miatt, gyakran előfordul, hogy a bennem felmerülő kérdéseket, hogyha alkalmam adódik, akkor felteszem. Előfordult párszor, hogy azonnali ellenszenvet váltottam ki, ezáltal másokban.
Volt egy konkrét esetem is ezzel kapcsolatban, amikor megkért rá egy bizonyos személy, hogyha lehetséges ne tegyek fel kérdéseket, mert ő legtöbbször siet és szeretne minél hamarabb szabadulni a kötelező előadásról. Sokáig emiatt próbáltam visszafogni magam, és valahol máshol utánajárni a dolgoknak.
A pikantériája a történetnek, hogy éppen egy állásinterjút tartottam, és megjelent egyszer ez a bizonyos személy az asztalom előtt... Megkérdeztem, hogy most akkor tehetek fel kérdéseket, vagy most is nagyon siet?! Nagy elnézések zuhataga közben, közöltem vele, hogy ne aggódjon emiatt, mert nem befolyásol ez az incidens a döntésemben, viszont ezentúl minden kérdésemre fontos lenne, hogy választ kapjak, akár siet, akár nem...mert nekem ez a munkám, hogy kérdéseket tegyek fel...
Anita
Tamás! Teljesen egyetértve mindazzal amit leírtál, egy lépéssel szeretném továbbvinni a gondolatodat! Ha a megbeszélések egészségessége a kérdés (ami alatt én leginkább az eredményesség és a hatékonyság együttes jelenlétét feltételezem), akkor azok a vezetők akik ezeket a megbeszéléseket összehívják, milyen ambíciótól vezéreltetve teszik ezt. Sok esetben ugyanis már itt zavarok vannak. Arról nem is beszélve, hogy ezek a megbeszélések kényszeresen 45-60 percesek, pedig szerintem van olyan téma, amire heti szinten sincs 6 percnél több időre szükség! Ez az Outlook átka? A többi időt meg kényszeresen kibekkelik valahogy?
VálaszTörlésÉn készítettem néhány éve ilyen veszteség-elemzést szolgáltató cégek vezetői csoportjával, az eredmény nagyon lehangoló volt ... Nem tudom, hogy ebben lesz-e érdemi változás, mert valami ezt a hatékonytalanságot igyekszik fenntartani!
Köszönöm a kiegészítést, a gondolat továbbvitelét! Teljesen egyetértek!
VálaszTörlés