2011. december 1., csütörtök

Zéró e-mail szabály

Tegnapi hír az ABC News-tól: a 42 országban jelenlévő, 8.6 milliárd euró árbevételű francia informatikai cég, az Atos bejelentette, hogy leszoktatja alkalmazottait a vállalaton belüli e-mail küldésről. Thierry Breton vezérigazgató, aki egyébként az elmúlt három évben egyetlen darab e-mailt sem küldött, beszámolt róla, hogy az átlagosan napi 200 elektronikus levélből, amit egy munkatárs kap, mindössze 10% hasznos. További 18% kifejezetten spam. Ezért bízik benne, hogy másfél év alatt nullára redukálhatják a belső e-mail-eket, átterelve a cég 74.000 alkalmazottját a chat eszközükre, a facebook-szerű oldalukra, valamint az Atos Wikire, más szóval a vállalaton belüli kollaboratív és közösségi média eszközökre. Már az első hónap alatt sikerült a belső e-mail forgalmat 20%-kal csökkenteni.

Tényleg komisz dolog ez az e-mail. Több hamis illúziót is kelthet. Például azt, hogy ha valakinek leírtunk valamit, akkor az üzenet valóban el is jut a fejébe. Vagy azt, hogy az üzenetküldéssel el is intéztük az ügyet. Abban is hiszünk, hogy úgy fogja érteni az olvasó, ahogy mi gondoljuk. Pedig írásban ezt jóval nehezebb elérni, mint amikor a fogadó fél számára segítséget nyújt a testbeszéd és a visszakérdezés lehetősége. Ahogy néhány bejegyzéssel ezelőtt kifejtettem, az érzékenyebb ügyekben kifejezetten rontjuk az esélyeinket, ha nem a szóbeli megbeszélést választjuk.


És bizony hajlamosak vagyunk a szomszéd szobába, sőt a szomszéd asztalhoz is levelet küldeni. Az üzenetdömping viszont arra készteti az embert, hogy tényleg csak a fontosnak tűnő levelekkel foglalkozzon, a többi mindössze azt a hatást éri el, hogy belezsibbad mutatóujjunk a "Delete" gomb szakadatlan nyomogatásába. Az e-mail gyengéje továbbá, hogy csak a küldő és a címzettek látják, azaz mások nem tudnak belőle információt nyerni, és rettentő limitáltan kereshető. Pedig, az Atos beszámolója szerint a vállalat középvezetői idejük 25%-át információkereséssel töltik, nem mindegy tehát, mennyire tudnak támaszkodni a szervezeten belüli információcserére és annak kereshetőségére.

Bár jópofának tartom ezt a kezdeményezést az Atostól, és magam is híve vagyok a közösségi média vállalaton belüli használatának, van egy olyan érzésem, hogy ez a bejelentés leginkább azt szolgálta, hogy a cég bekerüljön a hírekbe… Megyek inkább a dolgomra, küldök pár e-mailt. :-)

8 megjegyzés:

  1. Örülök, hogy előhoztad a témát. Néhány hete én is írtam (http://soreo.biz/2011/11/02/mi-a-baj-az-emaillel/) arról, hogy az email legnagyobb baja, hogy rengeteg olyan dologra próbáljuk használni, amire nem való (projektmenedzsment, közös munka, dokumentummegosztás stb.)Egy vállalati közösségi platform hazai bevezetésén dolgozom, ami új alapokra helyezi ezeket a dolgokat. Látom, hogy az emailen szocializálódott emberek néha nehezen fogják fel ennek az előnyeit. Azt is látom viszont, hogy az Y generációból sokan egyáltalán nem használják az email. ("Senki sem nézi" "Lassú". "Honnan tudjam hogy megnézik-e?)

    VálaszTörlés
  2. Nagyon érdekes ez a téma.
    Nálam ez a váltás nem volt ennyire tudatos: csak bekerültem egy olyan céghez, ahol van instant message. Senki sem bajlódik spam és humoros emailek továbbításával. Az emailt csak hivatalos kommunikációra használjuk, vagy csakis akkor, ha az illető nem elérhető instant message-re.

    Sokkal jobb így, ez a tapasztalatom.

    VálaszTörlés
  3. Két megjegyzés a blogról:
    - ez a rózsaszín valahogy nem annyira illik a témához
    - kéne egy "keresés" gomb!
    Zsuzsa

    VálaszTörlés
  4. Kedves Zsuzsa!

    Kérés teljesítve, feltettem egy keresőt baloldalra. :-) Kipróbáltam, működik is.

    A rózsaszínt nem értem. Az én gépemen narancssárgának, lilának, feketének szürkének és fehérnek néznek ki az oldal színei.

    Köszönöm a hozzászólást,

    Üdv

    Tamás

    VálaszTörlés
  5. Ja, szia Zsuzsa, most látom, hogy Te vagy az! :-) A babát nem is tudtam! Gratulálok

    Tamás

    VálaszTörlés
  6. Nekem is inkább reklámnak tűnik az Atos bejelentése. Nem hiszem, hogy a chat jobban szolgálja az időgazdálkodást.

    A beszéd alapú kommunikáció (megbeszélés, telefon) fontos dolgok, de az írott kommunikációnak is van számos előnye.

    - nyoma marad
    - pontosabban lehet/kell fogalmazni
    - sokkal jobban lehet fókuszálni egy kérdésre, mint egy beszélgetés alatt, ezért hatékonyabb is sok esetben.
    - ...
    Ja és több embernek is lehet emailt küldeni adott esetben.

    A spam-et, meg a magán jellegű dolgokat lehet kezelni sokféle módon.

    Üdv,

    Győző

    VálaszTörlés
  7. Sztok!

    Szerintem nem rossz a mail, csak kordában kell tartani.
    Még felsővezetőként vezettem be mail-kódexet az előző cégemnél.Kicsit ijesztően hangzott elsőre, de megértem. (persze a bevezetésnél kellett pár trükk).
    A "korda" elemei voltak:
    - Csak akkor CC-z ha tényleg kell
    - Vicces dolgokat egy külön mail-csoportra küldtük
    - Meghatároztuk a mail kötelező elemeit és a használat színterét,
    stb.
    2-3 hónap próbaidő után jól működött.

    Zoli

    VálaszTörlés
  8. Szerintem is, mint minden másnál, nem a technológiával van a baj, hanem a használattal. Ahogy az autót is egyaránt lehet értelmes helyváltoztatásra használni és öreg nénik elgázolására.

    Például a kommunikáció aszinkron jellege kifejezetten előnyös tud lenni. Este vagy reggel is lehet információkat, kéréseket továbbítani a kollégáknak, melyekkel akkor foglalkoznak, amikor ismét munkaidő van.

    Győzővel egyetértve hasznos, ha nyoma marad, saját magunk számára is, hiszen egy rakás dologgal próbálunk zsonglőrködni, és ki emlékszik már, miben maradtunk 6 hónappal ezelőtt valakivel bizonyos részletek tekintetében.

    Talán itt is az a fő probléma, hogy az e-mailezéssel ismét sikerült átesni a ló túloldalára, és képtelenek vagyunk rendeltetésszerűen használni.

    VálaszTörlés