Segíthet a kuka és az iPad is: személyes hatékonyság lentről felfelé

Nem pont ebben a kombinációban segíthet :-)

Különböző irányokból közelíthetünk a személyes hatékonysághoz. Stephen Covey a „big picture”-ben hisz. Fogalmazzunk meg személyes küldetésnyilatkozatot, miután tisztáztuk alapelveinket, értékeinket és életünk személyes prioritásait. Tekintsük át a számunkra legfontosabb szerepeinket és tűzzünk ki különböző időtávú célokat minden szerepünkhöz. Heti időbeosztásunkat mindezek alapján tervezzük, mint fő iránytű és vezérelvek. Továbbá törekedjünk minél több időt olyan tevékenységekkel tölteni, ami az eddig felsoroltaknak megfelelően fontosak számunkra, de még nem sürgősek, nem igényelnek tűzoltást.

David Allen, Getting Things Done c. könyvében bár egyetért ezzel a megközelítéssel, nem tartja azt elégségesnek. Tapasztalatai szerint sokszor a fától nem látjuk az erdőt: az összkép ismerete még nem feltétlenül garancia arra a mindennapokban, hogy a sok teendőnket eredményesen és stresszmentesen tudjuk elvégezni. Szerinte a helyzet kulcsa a rendteremtésben keresendő, amit először a fejünkben érdemes elkezdeni. Méghozzá a bennünket foglalkoztató dolgok kiürítésével, papírra vetve azokat.

A szerző azt állítja, hogy azért foglalkoztat legtöbbször bennünket valami, mert még:

• „nem tisztáztad, hogy pontosan mi is az elérendő cél,
• nem döntötted el, hogy mi lesz a következő konkrét lépés az elérendő cél érdekében, és/vagy
• nem helyeztél el emlékeztetőket az eredményről és a teendőkről egy általad megbízhatónak tartott rendszerben”

Azaz folyamatosan a fejünkben tartjuk azt a sok mindent, amit nem tettünk valamilyen formában sínre, és ez szellemi energiát von el tőlünk. Allen egy jópofa folyamatábrával egyszerűsíti le azt a folyamatot, ahogy a dolgokat elindítjuk a megvalósítás felé. A bejövő oldalon megvizsgáljuk az adott tételt, hogy „mi is ez egyáltalán” és van-e vele konkrét tennivaló. Ha nincs, akkor három továbblépési irány mutatkozik: eltároljuk későbbi átnézésre, referenciamappába helyezzük, ha még később jól jöhet, vagy kidobjuk a kukába.

Ha van vele tennivaló, akkor a komplexitás függvényében kétfelé ágazik a folyamat. A több lépcsőben elvégezhető dolgokat projektnek nevezi. Ezekről egyrészt listát vezetünk, másrészt minden egyes projekthez a szükséges lépések felvázolásával egyszerű tervet készítünk. Ha egy lépésben megoldható a dolog, akkor újabb két elágazás következik. Két percnél rövidebb a tevékenység? Akkor végezzük el azonnal. Amennyiben hosszabb, akkor két opció kínálkozik: delegáljuk vagy elhalasztjuk. Ebből három újabb emlékeztető következik. Az egyik a delegált feladatok listája, hogy később utánkövethessük a tételeket, a másik a naptárbejegyzés, ha adott időben vagy időre szeretnénk abszolválni a feladatot, a harmadik pedig a következő tennivalók listája, ahonnan folyamatosan töröljük a megoldott feladatokat.

Számomra szolgált néhány hasznos elemmel ez a megközelítés. Covey filozófiáját több éve alkalmazom eredményesen. Ha sok a dolgom, eddig is használtam tevékenységlistákat, de valóban zavaró volt, hogy ömlesztve szerepeltek rajta a tevékenységek: egy egyszerű telefonhívástól a több hónapos valós projektekig. Tényleg segít, ha megbízhatunk egy saját magunk által felállított, és a technológiai preferenciáinkhoz igazított rendszerben, ami meghagyja a fejünknek a teret a gondolkodásra, és nem tereli el folyamatosan figyelmünket az a sok minden, amit félbehagytunk, el se kezdtünk, vagy még ki se találtuk, hogy mikor és hogyan fogunk egyszer hozzá. Hogy ez a rendszer végül egy kockás füzetben vagy egy iPad-en landol, az már részletkérdés.