2014. április 22., kedd

Lehetséges-e egyáltalán hatékony megbeszéléskultúrát kialakítani?

Ahol szellemi dolgozók ügyködnek és komplex tevékenységeket végeznek, rengeteg egyeztetésre és együttműködésre van szükség a kollégák és a társosztályok között, tehát megúszhatatlan, hogy megbeszélésekre kerüljön sor. Vezetők esetében a nap jelentős része valamilyen egyeztetéssel telik, különféle csoportokban. Leegyszerűsítve a dolgot, kétféle szervezettel találkozom a mindennapokban. Az egyikben a megbeszélések pontosan kezdődnek, beleférnek az időkeretbe, vannak különféle célú, jól elkülöníthető tartalmú és résztvevői körű találkozók, interaktív a kommunikáció, problémamegoldás zajlik, valaki kézben tartja a beszélgetés menetét, utánkövetik a korábbi megállapodásokat, végül pedig konkrét döntések és akcióterv lépések születnek feladatokkal, felelősökkel és reális határidőkkel. A másik fajta szervezetben folyamatosan panaszkodnak a megbeszélésekkel kapcsolatos fegyelem és hatékonyság hiányára. Egyesek el se mennek rá (és le sem mondják a meghívókat), vagy beesnek negyedóra késéssel, aztán nincs idő feldolgozni a kérdéseket, sehova nem jutnak, majd valakinek sürgősen távoznia kell az amúgy is megcsúszott találkozóról. A késés pedig továbbgyűrűzik és a nap későbbi megbeszéléseire is átterjed. Amikor tréningek alkalmával a megbeszélések tartásáról beszélünk, akkor mindig nagyokat mulatnak a résztvevők a tipikus rossz megbeszélés leírásán, magukra ismernek, pontosan megértik, min kéne változtatni (valaki másnak), aztán minden marad a régiben. Nagyon nehéz is egyébként egy-egy középvezető fecskének nyarat csinálnia, ha mások nem kooperálnak.


Sajnos az a tapasztalatom, hogy képzéssel önmagában nem lehet megoldani a problémát. Kevés, hogy minden érintett tudja, mit kellene másképp csinálni, ha szervezeti szinten nem veszik a fáradságot, hogy ezt a kérdést kezeljék. Kétféle módját láttam eddig annak, hogy az elsőként leírt megbeszéléskultúra valósuljon meg egy szervezetben. Az egyik megoldás az, hogy a vállalat felső vezetője példát mutat a saját maga által összehívott megbeszéléseken, a menedzsment csapatától kőkeményen elvárja, hogy ugyanilyen szellemben irányítsák a találkozóikat, és azt is, hogy az általuk felügyelt területeken kizárólag így tartsanak megbeszéléseket. Ezt nem csak elvárják, hanem példa- és iránymutatással, valamint alkalmankénti ellenőrzéssel segítik. Mindezt lehet úgy is, hogy maguk a munkatársak vagy középvezetők alakítják ki a megbeszélési normákat, de akkor is szükség van azok betartatására, mindaddig, amíg be nem épül és mindenki számára természetessé nem válik.

A másik megközelítés, ami sikeres tud lenni az, amikor a működési módszertan megadja a megbeszélések szabályait és menetét. Ilyen például, amikor az agilis módon működő cégeknél a napi stand-up-oknak, a csapatcélok meghatározásának, vagy a visszatekintő (retro) megbeszéléseknek egy adott rend szerint kell zajlaniuk, és van felelőse annak, hogy ez így is menjen a mindennapokban. A megbeszéléskultúrát tehát egy formális keretrendszer alakítja ki. 

A címben feltett kérdésemre tehát igen a válaszom, de tapasztalatom szerint kevés egyéni szinten, ismeretátadással vagy készségfejlesztéssel foglalkozni a témával, muszáj szervezeti szinten kezelni.

1 megjegyzés:

  1. Köszi a bejegyzést, Tamás.

    Egyetértek, az elvek mellett a betartatás is fontos. Ez a tapasztalatom szerint csak a nagyon fájdalmas "személyes példamutatás" alapján működik. Nagyon fájdalmas, mert a vezetőnek magán kell kezdenie, és ez önfegyelmet, kitartást kíván. Amit magunkon a legnehezebb számonkérni. Viszont, ha sikerül, néhány alkalom után normává tud válni, hogy pontosan kezdünk, van napirend, visszanézzük az előző vállalásokat, időben befejezzük. Azt is tapasztaltam viszont, hogy időről időre újra meg kell mutatni, emlékeztetni kell a normákra, mert az új szokások erodálódnak.

    Az "önszabályozó rendszerre" jó megoldás lehet, ha szerepeket osztunk ki. Pld. a megbeszélésen van mindig 1 moderátor, 1 időfelelős, 1 jegyzőkönyvvezető. Ha ezeket a szerepeket előre definiáljuk, példát mutatunk és - fontos - rotáljuk, akkor elkezdhet kialakulni egy jobb meeting-kultúra.

    VálaszTörlés