Hogyan szorítsunk helyet a lényegnek, ha nincs semmire időnk?

Papa, zörög a sárhányó! Nem hallom, fiam, mert zörög a sárhányó… Gyakran találkozom azzal a jelenséggel, hogy a szervezetek vagy az egyének rettentő elfoglaltak, mindenki túlterhelt, a megbeszélések rétestésztaként nyúlnak, a döntések pedig nem születnek meg. Következésképp a kívánt eredmények nem jönnek, rosszabb esetben pedig igen kellemetlen tünetek jelentkeznek az emberi és/vagy a szakmai oldalon. Arra pedig végképp nincs ideje senkinek, hogy megálljon, átgondolja, hogy mi is jelen pillanatban a legfontosabb néhány ügy, és azokkal kezdjenek valami előremutatót.

Rossz hírem van: anélkül, hogy nyomnánk egy satuféket, esély sincs kirántani a járművet a nyomvályúból, amiben vergődik. Ha azt folytatjuk, amit eddig csináltunk, kb. ugyanazt az eredményt fogjuk elérni, mint ami miatt elégedetlenek vagyunk. Meg kell állni, és közösen megbeszélni, hogy mi az a pár téma, ami az adott időszakban prioritást kell élvezzen. Olyan nincs, hogy 10 prioritás van. Eredetileg egyébként a kifejezés egyetlen dologra vonatkozott. Én azt mondom, hogy ha egy maréknyi ügyre összpontosítunk, akkor abban van esélyünk előrelépni. Ha egy tucatra, akkor semmi. Fel kell rúgni az eddigi megbeszélésstruktúrát. Innentől kezdve a rendszeres értekezleteket minden esetben a fő témákkal kezdeni, megvizsgálni, hogy megtörténtek-e a korábbi vállalások, és meghatározni a következő lépéseket. Amikor ez megvan, rá lehet térni az operatív kérdésekre. Mindenki tudja a napi dolgát, tehát az kisebb baj, ha ez elmarad, vagy más fórumon beszélik meg ezeket a közvetlenül érintettek.

Sokan nehezen tudják elképzelni, hogyan lehet még ezt is belezsúfolni a napjukba. Ne legyenek illúzióink: csak úgy, hogy valami mást kihajítunk belőle, bármennyire is fontosnak tűnik. Mindig tegyük fel a kérdést, hogy lehetne-e az adott feladatot egyszerűbben elvégezni, majd drasztikusan egyszerűsítsük is le a kérdéses tevékenységeket. Változtassuk az információszerzés/megosztás médiumát, ha van időkímélőbb verzió. Muszáj személyesen találkozni? Megfelelne egy Skype hívás is, ahol látjuk egymást? Esetleg egy telefon is megteszi? Vagy akár írásban, esetleg egy megosztott táblázattal is meg tudjuk oldani ugyanazt az információcserét? Persze ötletelni vagy érzékeny problémákat megoldani nem lehet e-mailben. Érdekes módon mégis hajlamosak az emberek végtelen e-mail anyázásokat folytatni, bele cc-zve a fél világot, idejüket meg olyan megbeszélésekre pazarolni, ahol egyirányú információmegosztás van, vagy nincs kordában tartva a beszélgetés.

Ahogy Steven Covey híres példájában elmondja, először a nagy köveket kell belerakni a befőttes üvegbe, aztán jöhetnek a kavicsok, ezután még mindig fér bele homok, sőt a végén egy jó adag víz is. Ha először telenyomjuk homokkal, azaz a napi operatív ügyekkel, esélyünk sincs a nagy köveket, tehát az igazán fontos dolgokat beleszuszakolni. Nincs mese, ki kell az egészet borítani, és újrakezdeni az építkezést a valós prioritások figyelembe vételével.