2013. november 14., csütörtök

Három időpazarló és idegesítő vezetői szokás

Így távozik az időnk is
Állandóan azt hallom, hogy mennyire elfoglaltak a vezetők, teljesen be vannak táblázva, alig jut idejük a fontos dolgaikra. Ezzel párhuzamosan lapátszámra hányják a szemétre értékes munkaóráikat. Ráadásul nem csak kivételes esetekben történik ilyen, hanem bevett szokásként gyakorolják vagy fogadják el másoktól az időpazarló működést. Lássunk három jellemző példát!

Késés

Elképesztő mennyiségű időt engedünk le a vécében, amikor népes megbeszéléseket csak késve lehet elkezdeni. Volt a közelmúltban olyan egésznapos workshopban részem, ahol a nap elején eleve negyedórával később gyűlt össze a résztvevői kör, és bár az elején megbeszéltük az együttműködés szabályait, a szünetek után is csak 10-15 perc csúszással tudtunk indulni. Egy nap alatt közel egy óra késés gyűlt össze, ami a létszámot figyelembe véve egy teljes munkanap kikukázását eredményezte. Bár én minden esetben visszajeleztem a csúszást és a közösen meghatározott szabályoktól való eltérést, a csoportnyomás ebben az esetben nem jelent meg a normák betartatása érdekében. Az adott szervezeti kultúrában teljesen természetes volt a jelenség. El lehet képzelni, hogy a mindennapokban mennyi időt pazarolhatnak így el. A másik ember iránti tiszteletlenségről már nem is beszélve.


Előkészítetlen megbeszélések

Ha már összejött a csapat, borzasztóan alacsony tud lenni a találkozó hatékonysága, ha a résztvevők nem kaptak előzetes tájékoztatást a tárgyalásra kerülő témákról, nem volt alkalmuk felkészülni, átgondolni a hozzájárulásukat. Persze az is előfordul, hogy a megbeszélés összehívója elvégzi a házi feladatát, pontosan megfogalmazza, hogy mit vár a többiektől, de ők nem veszik a fáradságot a készülésre.

Távközlés, telefon buzerálás, számítógépen munkálkodás

Már korábban foglalkoztam a témával a blogon, hogy a multitasking egy illúzió, mivel nem vagyunk számítógépek. A valóságban az egyik és a másik feladat között szekvenciálisan váltogatunk, nem tudunk egyszerre két dologra rendesen odafigyelni. Aki felveszi a hívásokat egy megbeszélésen, nyomogatja a telefonját vagy számítógépét, egyszerűen nem foglalkozik a találkozó témájával. Ezáltal később vagy nem tudja miről állapodtak meg a résztvevők, vagy újra kell egyes dolgokat ismertetni, vagy egyszerűen csak lassabban megy emiatt a munka. Sokkal jobb, ha az illető inkább be se megy a megbeszélésre, hiszen akkor mindenki tudja, hogy később informálni kell, és nem él azzal a feltételezéssel, hogy felfogta, ami ott történt.


Ha ezt a három idegesítő szokást sikerül kigyomlálni a szervezeti kultúrából, brutálisan megnövelhető a belső tárgyalások hatékonysága, rengeteg időt meg lehet spórolni, amit aztán a fontos tevékenységek végzésére lehet visszaforgatni.

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése